ATS Θα περάσει το βιογραφικό σου από το λογισμικό προσλήψεων;

Αντίθετα με ό,τι διαβάζεις συχνά, τα περισσότερα συστήματα δεν απορρίπτουν μόνα τους το βιογραφικό: το κάνουν να βρίσκεται ή όχι. Το πραγματικό φίλτρο είναι η αναζήτηση. Ένα βιογραφικό που διαβάστηκε άσχημα δίνει ελλιπές προφίλ, και ένα ελλιπές προφίλ δεν εμφανίζεται όταν ο υπεύθυνος προσλήψεων γράφει «λογιστής», «SAP» ή «3 χρόνια εμπειρία». Η αίτησή σου υπάρχει, αλλά κανείς δεν τη βρίσκει.

1. Παραλαβή: το βιογραφικό μπαίνει στο σύστημα από τη φόρμα καριέρας ή από την πλατφόρμα αγγελιών.
2. Εξαγωγή (parsing): το λογισμικό μετατρέπει το αρχείο σε απλό κείμενο και το χωρίζει σε πεδία.
3. Αναζήτηση και φίλτρα: οι υπεύθυνοι προσλήψεων ψάχνουν με τίτλο θέσης, λέξεις-κλειδιά, χρόνια εμπειρίας ή πόλη. Ορισμένες αγγελίες προσθέτουν ερωτήσεις αποκλεισμού, για παράδειγμα για δίπλωμα οδήγησης.
4. Ανάγνωση από άνθρωπο: ανοίγονται και διαβάζονται μόνο τα προφίλ που εμφανίστηκαν σε αυτή την αναζήτηση.

Γι' αυτό η αναγνωσιμότητα δεν κρίνεται με το μάτι. Το αρχείο που βλέπεις στην οθόνη και το κείμενο που εξάγει το πρόγραμμα μπορεί να είναι δύο διαφορετικά πράγματα: μια πλαϊνή στήλη ανακατεμένη με την εμπειρία, ένα τηλέφωνο μέσα σε εικόνα, μια επικεφαλίδα ενότητας που το σύστημα δεν αναγνωρίζει.

Το τεστ διαβάζει το βιογραφικό σου όπως ένα λογισμικό προσλήψεων: εξάγει το κείμενο από το αρχείο, αναγνωρίζει ενότητες, ημερομηνίες και δεξιότητες, και μετά ελέγχει 12 κριτήρια αυτόματης ανάγνωσης. Το αποτέλεσμα είναι μία βαθμολογία στα 100, που συνδυάζει την ανάγνωση, το περιεχόμενο και, αν πεις ποια θέση ψάχνεις ή βάλεις την αγγελία, την ταύτιση με αυτή τη δουλειά. Λειτουργεί σαν ATS CV checker, μόνο που κάθε βαθμός εξηγείται.

1. Αυτόματη ανάγνωση: το κείμενο ανακτάται με τη σειρά που το διαβάζει ένα σύστημα. Μια πλαϊνή στήλη που ανακατεύεται με την εμπειρία φαίνεται αμέσως.
2. Δομή: επικεφαλίδες, ημερομηνίες και στοιχεία επικοινωνίας αναζητούνται εκεί που τα περιμένει ένας αναλυτής.
3. Περιεχόμενο: ο τίτλος θέσης κάτω από το όνομα, οι δεξιότητες και οι λέξεις-κλειδιά συγκρίνονται με τη δουλειά που ψάχνεις.
4. Βαθμολογία: κάθε βαθμός που χάνεται εξηγείται, μαζί με τη διόρθωση που τον φέρνει πίσω.

Τη βαθμολογία δεν τη βγάζει η τεχνητή νοημοσύνη, αλλά σταθεροί, σταθμισμένοι κανόνες. Το ίδιο αρχείο παίρνει πάντα την ίδια βαθμολογία: μετράς το αποτέλεσμα κάθε διόρθωσης και επαναλαμβάνεις το τεστ όσες φορές θέλεις.

Αυτά τα 12 κριτήρια είναι μέρος της πλήρους βαθμολογίας του Kandiq, που κρίνει και το περιεχόμενο: αυτό που διαβάζει ο υπεύθυνος προσλήψεων όταν το σύστημα σε έχει ήδη βρει.

Η συνολική βαθμολογία λέει αν το βιογραφικό σου διαβάζεται χωρίς απώλειες· οι λεπτομέρειες λένε γιατί. Ξεκίνα πάντα από τα κρίσιμα κριτήρια (στοιχεία επικοινωνίας, πραγματικό κείμενο, ημερομηνίες): αυτά αδειάζουν το προφίλ υποψηφίου. Μετά πέρνα στα κριτήρια περιεχομένου (τίτλος θέσης, δεξιότητες, όροι της αγγελίας), που κρίνουν αν θα εμφανιστείς στα αποτελέσματα αναζήτησης.

• Ελλιπή στοιχεία επικοινωνίας: γράψε ολόκληρο το e-mail και το τηλέφωνο κάτω από το όνομά σου, όχι μόνο ως εικονίδιο.
• Εντοπίστηκαν δύο στήλες: πέρνα σε πρότυπο μίας στήλης ή δοκίμασε άλλη διάταξη.
• Λείπουν ημερομηνίες: πρόσθεσε μήνα και έτος έναρξης και λήξης σε κάθε θέση.
• Λίγοι όροι της αγγελίας: χρησιμοποίησε όσους περιγράφουν πραγματικά την εμπειρία σου.
• Πολύ μεγάλο βιογραφικό: κόψε θέσεις παλαιότερες των δέκα ετών και κουκκίδες χωρίς μετρήσιμο αποτέλεσμα.

• Πρότυπο δύο στηλών από πρόγραμμα γραφιστικής: ωραίο στην οθόνη, ανακατεμένο μετά την εξαγωγή.
• Δεξιότητες με μπάρες ή αστεράκια χωρίς λέξη δίπλα: το λογισμικό βλέπει μόνο σχήματα.
• Δημιουργικές επικεφαλίδες («Ποιος είμαι», «Τι με κινητοποιεί») που ο αναλυτής δεν αντιστοιχίζει σε κανένα πεδίο.
• Κείμενο μέσα σε εικόνα, συχνά η κεφαλίδα με όνομα και τηλέφωνο: το προφίλ μένει άδειο.
• Σκαναρισμένο βιογραφικό ή φωτογραφία τυπωμένης σελίδας: δεν υπάρχει πια κείμενο να εξαχθεί.
• Στοιχεία επικοινωνίας μόνο στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο του Word: ορισμένοι αναλυτές παραλείπουν αυτές τις ζώνες.
• Πίνακες για τη διάταξη της σελίδας: κάποια κελιά διαβάζονται με λάθος σειρά ή χάνονται.
• Συντομογραφίες χωρίς το πλήρες όνομα: ο υπεύθυνος προσλήψεων γράφει στην αναζήτηση ολόκληρη τη λέξη.

Δεν χρειάζεσαι ειδική μορφή: αρκεί ένα καλά οργανωμένο, κλασικό βιογραφικό μίας ή δύο σελίδων, με την εμπειρία σε αντίστροφη χρονολογική σειρά.

1. Διάλεξε απλό πρότυπο, μίας στήλης, με καθαρές ενότητες και ευανάγνωστη γραμματοσειρά.
2. Στοιχεία επικοινωνίας στην κορυφή, ως κείμενο: ονοματεπώνυμο, πόλη, τηλέφωνο, e-mail και, αν θέλεις, το προφίλ σου στο LinkedIn.
3. Ο τίτλος της θέσης-στόχου κάτω από το όνομα, με τις λέξεις που χρησιμοποιούν οι αγγελίες.
4. Ένα σύντομο επαγγελματικό προφίλ, τρεις με τέσσερις γραμμές για το τι κάνεις και τι φέρνεις.
5. Εμπειρία από την πιο πρόσφατη στην παλαιότερη, με μήνα και έτος, εταιρεία, θέση και 3 έως 5 κουκκίδες που ξεκινούν με ρήμα.
6. Εκπαίδευση: ο ακριβής τίτλος σπουδών, το ίδρυμα και το έτος αποφοίτησης.
7. Δεξιότητες γραμμένες με λέξεις: προγράμματα, τεχνικές γνώσεις, δίπλωμα οδήγησης, γλώσσες με επίπεδο (B2, C1).
8. Κάνε εξαγωγή σε PDF από τον επεξεργαστή, ποτέ σκανάρισμα, και κάνε το τεστ ATS πριν στείλεις την αίτηση.

Πώς γράφεις το προφίλ, θα το βρεις στον οδηγό για το προφίλ του βιογραφικού. Πώς διαλέγεις και διατυπώνεις τις δεξιότητες, στον οδηγό για τις δεξιότητες στο βιογραφικό. Απλές διατάξεις που διαβάζουν καλά και οι άνθρωποι και τα συστήματα θα βρεις στα πρότυπα βιογραφικού.

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων ψάχνουν στη βάση τους με τις λέξεις της δικής τους αγγελίας. Βάλε την αγγελία για την οποία κάνεις αίτηση (τον σύνδεσμο ή, αν η σελίδα ζητά σύνδεση, το κείμενό της): το τεστ συγκρίνει το βιογραφικό σου όρο προς όρο και δείχνει τι λείπει. Χρησιμοποίησε μόνο ό,τι ισχύει: μια λέξη-κλειδί που δεν μπορείς να στηρίξεις θα σου κοστίσει στη συνέντευξη.

Αν η αγγελία γράφει «Front Desk Agent», γράψε το ίδιο και όχι «Υπάλληλος υποδοχής»: τα λογισμικά ψάχνουν τον όρο όπως είναι. Το Kandiq μπορεί επίσης να προσαρμόσει το βιογραφικό σου στην αγγελία με AI: προτείνει νέες διατυπώσεις δίπλα στις δικές σου και εσύ κρατάς μόνο όσες ισχύουν. Μια προσαρμογή κοστίζει 5 μονάδες AI· ένας νέος λογαριασμός ξεκινά με 5.

Και οι δύο, αρκεί το κείμενο να είναι πραγματικό κείμενο. Άλλοι οδηγοί προτείνουν Word, άλλοι PDF: αυτό που μετρά είναι πώς φτιάχτηκε το αρχείο. Στείλε τη μορφή που ζητά η αγγελία ή η φόρμα, και αν δεν λέει τίποτα, ένα PDF από εξαγωγή.

• PDF από εξαγωγή: διαβάζεται, κρατά τη διάταξη σε κάθε υπολογιστή και ο παραλήπτης δεν μπορεί να το αλλάξει.
• Αρχείο Word (.docx): διαβάζεται, η διάταξη εξαρτάται από το πρόγραμμα με το οποίο θα ανοίξει· ορισμένες εταιρείες στελέχωσης το ζητούν για να το προσαρμόσουν.
• Σκαναρισμένο PDF ή εικόνα: δεν διαβάζεται. Για το σύστημα, η σελίδα είναι κενή.

Το Kandiq εξάγει το βιογραφικό σου σε PDF ή Word, με πραγματικό κείμενο στη σειρά που το διαβάζει ένα λογισμικό προσλήψεων. Το τεστ σε προειδοποιεί όταν ένα αρχείο δεν έχει κείμενο που να διαβάζεται.

Στην Ελλάδα η φωτογραφία στο βιογραφικό είναι συνηθισμένη, αλλά ποτέ υποχρεωτική. Για ένα σύστημα ATS, μια εικόνα στην κεφαλίδα είναι γνωστός κίνδυνος: ορισμένοι αναλυτές συνδέουν τότε το όνομά σου με τη λεζάντα της εικόνας. Αν κάνεις αίτηση σε μεγάλη εταιρεία που φιλτράρει με ATS, ένα βιογραφικό χωρίς φωτογραφία περνά πιο αξιόπιστα. Αν την κρατάς, διάλεξε μια επαγγελματική: τους κανόνες θα τους βρεις στη σελίδα για τη φωτογραφία βιογραφικού.

Το ίδιο ισχύει για το Europass, την ευρωπαϊκή μορφή βιογραφικού που χρησιμοποιούν πολλοί στην Ελλάδα: αυτό που διαβάζει το σύστημα είναι το αρχείο που στέλνεις, όχι το όνομα της μορφής. Δοκίμασε το PDF πριν από την αίτηση. Πότε αξίζει το Europass και πότε ένα βιογραφικό στα μέτρα σου, το εξηγεί ο οδηγός για το βιογραφικό Europass.

Όλο και περισσότερες εταιρείες συνδέουν τα συστήματα ATS με εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης που ταξινομούν τις αιτήσεις. Για σένα αλλάζουν λίγα: και μια προεπιλογή με AI χρειάζεται βιογραφικό του οποίου το κείμενο εξάγεται καλά και που χρησιμοποιεί τις λέξεις της θέσης. Καμία AI δεν θα βρει εμπειρία που δεν έχεις περιγράψει.

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) αφιερώνει ένα άρθρο, το 22, στην «αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ». Όταν υπάρχει τέτοια λήψη αποφάσεων, ο κανονισμός προβλέπει ότι ενημερώνεσαι γι' αυτήν και λαμβάνεις «σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη λογική που ακολουθείται». Στο τέλος αποφασίζει ο άνθρωπος που ανοίγει το βιογραφικό σου, και συχνά το προφίλ σου στο LinkedIn: το λογισμικό μετρά ταυτίσεις, ο υπεύθυνος προσλήψεων ψάχνει λόγους να σε καλέσει.