Πώς να φτιάξω βιογραφικό, ενότητα προς ενότητα

Το βιογραφικό είναι το πρώτο έγγραφο που διαβάζει ένας υπεύθυνος προσλήψεων, συχνά πριν από τη συνοδευτική επιστολή. Δεν γράφεται όμως με τη σειρά που διαβάζεται: ξεκινάς από την αγγελία και τελειώνεις με το προφίλ, που συνοψίζει όσα αποδεικνύει το υπόλοιπο.

1. Διάβασε την αγγελία και υπογράμμισε τις λέξεις της εταιρείας: τίτλο θέσης, δεξιότητες, προγράμματα, προσόντα.
2. Μάζεψε τα στοιχεία: μήνα και έτος για κάθε θέση, τους ακριβείς τίτλους θέσεων και σπουδών, αποτελέσματα με αριθμούς.
3. Διάλεξε τη μορφή: ένα βιογραφικό με αντίστροφη χρονολογική σειρά, μίας ή δύο σελίδων.
4. Γράψε την εμπειρία και την εκπαίδευση, μετά τις δεξιότητες και τις γλώσσες.
5. Γράψε το προφίλ στο τέλος, με τις λέξεις της αγγελίας.
6. Έλεγξε ορθογραφία, ημερομηνίες και την ανάγνωση από ένα σύστημα ATS.
7. Αποθήκευσέ το σε PDF με καθαρό όνομα αρχείου και στείλ' το μαζί με τη συνοδευτική επιστολή.

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων στην Ελλάδα ψάχνουν τις ενότητες με την ίδια σειρά. Από πάνω προς τα κάτω:

1. Στοιχεία επικοινωνίας: ονοματεπώνυμο, κινητό, e-mail, πόλη, LinkedIn· κάτω από το όνομα, ο τίτλος της θέσης που ζητάς.
2. Επαγγελματικό προφίλ: τρεις ή τέσσερις προτάσεις για το ποιος είσαι, τι ξέρεις να κάνεις και τι ψάχνεις.
3. Επαγγελματική εμπειρία, από την πιο πρόσφατη στην παλαιότερη.
4. Εκπαίδευση: πτυχίο, μεταπτυχιακό, ΙΕΚ, λύκειο, σεμινάρια, πάλι από το πιο πρόσφατο.
5. Δεξιότητες: τεχνικές και soft skills, με τις λέξεις της αγγελίας.
6. Ξένες γλώσσες, με επίπεδο από A1 έως C2, και γνώσεις πληροφορικής.
7. Ενδιαφέροντα, εθελοντισμός, δίπλωμα οδήγησης, αν προσθέτουν κάτι στη θέση. Ο οδηγός για τα ενδιαφέροντα στο βιογραφικό δείχνει ποια αξίζουν μια γραμμή.

Ονοματεπώνυμο, κινητό, ένα σοβαρό e-mail και η πόλη αρκούν· το LinkedIn βοηθά αν είναι ενημερωμένο. Η πλήρης διεύθυνση δεν χρειάζεται πια. Η ημερομηνία γέννησης είναι πλέον προαιρετική, και το Εθνικό Κέντρο Europass τη βάζει στα προαιρετικά μαζί με το φύλο και την υπηκοότητα. Ηλικία και οικογενειακή κατάσταση δεν τις περιμένει κανείς σε ένα σύγχρονο βιογραφικό.

Δύο ελληνικές ιδιαιτερότητες. Οι στρατιωτικές υποχρεώσεις αναφέρονται ακόμη συχνά από τους άνδρες, σε μία γραμμή κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας («Στρατιωτικές υποχρεώσεις: εκπληρωμένες»)· είναι προαιρετικές. Και ορισμένα έντυπα αίτησης εργοδοτών ζητούν ακόμη στοιχεία που δεν μπαίνουν στο βιογραφικό, όπως το όνομα του πατέρα ή το έτος γέννησης: το βλέπεις στη σελίδα για το βιογραφικό στον Σκλαβενίτη. Συμπλήρωσέ τα στο έντυπο, όχι στο βιογραφικό.

Κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας, τρεις με τέσσερις προτάσεις (70 έως 120 λέξεις) λένε το επάγγελμα και την εμπειρία σου, δύο δεξιότητες που ζητά η αγγελία, ένα αποτέλεσμα με αριθμό και τη θέση που ψάχνεις. Γράφεται χωρίς «εγώ»: είναι σύνοψη, όχι επιστολή. Παραδείγματα ανά επάγγελμα θα βρεις στον οδηγό για το προφίλ του βιογραφικού.

Είναι το πιο διαβασμένο μέρος του βιογραφικού. Για κάθε θέση: τίτλος, εργοδότης, πόλη, είδος απασχόλησης όταν έχει σημασία (αορίστου, ορισμένου χρόνου, εποχική, μερική απασχόληση, πρακτική άσκηση), μήνας και έτος έναρξης και λήξης, και από κάτω τρεις έως πέντε κουκκίδες. Κάθε κουκκίδα ανοίγει με ένα ρήμα δράσης και, όταν γίνεται, κλείνει με ένα αποτέλεσμα. Το Europass προτείνει ρήματα όπως «απέκτησα», «ανέπτυξα», «εμβάθυνα».

Ο ΕΟΠΠΕΠ συμβουλεύει να γράφεις την εμπειρία που σχετίζεται με τη θέση και όχι κάθε δουλειά που έκανες ποτέ. Τα μεγάλα κενά εξηγούνται σε μία γραμμή, όπως προτείνει το Europass: στη συνέντευξη θα σε ρωτήσουν ούτως ή άλλως.

Ο πιο πρόσφατος τίτλος μπαίνει πρώτος, με το ίδρυμα, την πόλη και τα έτη. Ο βαθμός του πτυχίου γράφεται μόνο αν είναι καλός, στην κλίμακα από 0 έως 10. Με πτυχίο ΑΕΙ, το λύκειο αρκεί σε μία γραμμή ή παραλείπεται. Όποιος μόλις τελείωσε τις σπουδές βάζει την εκπαίδευση πριν από την εμπειρία, με την πρακτική άσκηση, την πτυχιακή εργασία και τα μαθήματα που αφορούν τη θέση. Σεμινάρια και πιστοποιήσεις μπαίνουν όταν σχετίζονται με την αγγελία, όχι όλα.

Την ενότητα Δεξιότητες τη συγκρίνει ένα σύστημα ATS με την αγγελία, λέξη προς λέξη: χρησιμοποίησε τους όρους της αγγελίας όταν περιγράφουν πραγματικά τι ξέρεις να κάνεις. Πρώτα οι τεχνικές δεξιότητες, μετά τρεις ή τέσσερις soft skills, η καθεμία αποδεδειγμένη με ένα γεγονός στην εμπειρία. Πώς τις διαλέγεις και πώς τις γράφεις εξηγεί ο οδηγός για τις δεξιότητες στο βιογραφικό.

Για τις γλώσσες, χρησιμοποίησε τα έξι επίπεδα του Κοινού Ευρωπαϊκού Πλαισίου Αναφοράς, από A1 έως C2, και το πιστοποιητικό: το «Αγγλικά: C2 (Cambridge C2 Proficiency)» συγκρίνεται, το «άριστη γνώση» όχι. Για την πληροφορική, γράψε το πρόγραμμα και τι κάνεις με αυτό: «Excel: συγκεντρωτικοί πίνακες, VLOOKUP» λέει περισσότερα από «καλή γνώση Η/Υ».

• Το αντίστροφο χρονολογικό βιογραφικό βάζει την πιο πρόσφατη εμπειρία πρώτη και είναι η μορφή που περιμένουν οι υπεύθυνοι προσλήψεων. Το ίδιο το Europass συστήνει να ξεκινάς πάντα από την πιο πρόσφατη.
• Το λειτουργικό βιογραφικό ομαδοποιεί τις εμπειρίες ανά δεξιότητα αντί για ημερομηνία. Μπορεί να βοηθήσει όποιον αλλάζει κλάδο, αλλά κρύβει τις ημερομηνίες και πολλοί υπεύθυνοι προσλήψεων το αντιμετωπίζουν με καχυποψία.
• Το βιογραφικό Europass είναι το κοινό υπόδειγμα της ΕΕ, δωρεάν και αναγνωρίσιμο. Χρησιμεύει κυρίως όταν το ζητά μια αγγελία, μια προκήρυξη ή ένα πρόγραμμα.

Πότε να διαλέξεις το Europass, πώς φτιάχνεται και πού υστερεί εξηγεί ο οδηγός για το βιογραφικό Europass. Για αίτηση στα αγγλικά, δες τι αλλάζει στο βιογραφικό στα αγγλικά.

• Μία σελίδα αν είσαι στην αρχή, δύο το πολύ με αρκετά χρόνια εμπειρίας.
• Μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά και σταθερά περιθώρια, χωρίς γραφικά εφέ που αποσπούν.
• Ημερομηνίες στην ίδια μορφή από την αρχή ως το τέλος («03/2022 - 06/2024» ή ο μήνας ολογράφως).
• Μία στήλη αν το βιογραφικό περνά από σύστημα ATS: πίνακες, πλαίσια κειμένου και πλαϊνές στήλες διαβάζονται συχνά λάθος.
• PDF με το όνομά σου στο όνομα του αρχείου· Word μόνο αν το ζητά η αγγελία.

Για την πρώτη δουλειά, μια πρακτική άσκηση ή μια εποχική θέση στον τουρισμό, η εκπαίδευση μπαίνει πρώτη και μετρά ό,τι έχεις ήδη κάνει: πρακτική άσκηση, μια σεζόν σε καφετέρια ή σε ξενοδοχείο, εθελοντισμός, ένα πανεπιστημιακό έργο, ένα Erasmus, ο αθλητισμός. Ο ΕΟΠΠΕΠ προτείνει ακριβώς αυτό: πρώτα η εκπαίδευση και η κατάρτιση, μετά ο εθελοντισμός και η πρακτική. Μία σελίδα αρκεί. Τα παραδείγματα βιογραφικού δείχνουν ολόκληρα βιογραφικά, γραμμή προς γραμμή.

Το Europass συστήνει να τονίζεις τις εμπειρίες και τις δεξιότητες που ταιριάζουν στη θέση, χωρίς να γράφεις όλη σου την ιστορία. Σε κάθε αίτηση, άλλαξε τουλάχιστον:

• τον τίτλο κάτω από το όνομά σου, με τη λέξη της αγγελίας·
• το προφίλ·
• τη σειρά των κουκκίδων στην εμπειρία, το πιο σχετικό πρώτο·
• τις δεξιότητες, με τους όρους της αγγελίας.

Στο Kandiq, η «Προσαρμογή στην αγγελία» ξαναγράφει τίτλο, προφίλ, κουκκίδες και δεξιότητες με τις λέξεις της αγγελίας και σε αφήνει να ξετσεκάρεις ό,τι δεν θέλεις. Κοστίζει 5 μονάδες AI.

Στις μεγαλύτερες εταιρείες και στις εταιρείες ανθρώπινου δυναμικού, το βιογραφικό περνά πρώτα από ένα σύστημα διαχείρισης αιτήσεων (ATS). Το σύστημα εξάγει όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, εμπειρία, ημερομηνίες και δεξιότητες, και μετά ο υπεύθυνος προσλήψεων ψάχνει με λέξεις-κλειδιά. Ένα βιογραφικό που διαβάστηκε λάθος δεν παίρνει κακό βαθμό: απλώς δεν εμφανίζεται στην αναζήτηση. Για να το αποφύγεις:

• ένα PDF με πραγματικό κείμενο, όχι σκαναρισμένο έγγραφο ή εικόνα·
• συνηθισμένες επικεφαλίδες: Επαγγελματική εμπειρία, Εκπαίδευση, Δεξιότητες·
• όχι πίνακες ή πλαίσια κειμένου για το περιεχόμενο·
• επίπεδα γραμμένα με λέξεις, όχι με μπάρες ή αστέρια·
• οι όροι της αγγελίας στις δεξιότητες και στις κουκκίδες.

Η σελίδα για τον έλεγχο ATS εξηγεί αναλυτικά τι διαβάζει ένα σύστημα και πώς το ελέγχεις.

• Καθήκοντα αντί για αποτελέσματα: το «υπεύθυνος εξυπηρέτησης πελατών» δεν λέει τι πέτυχες.
• Κενά επίθετα: «δυναμικός, ευέλικτος, με διάθεση για δουλειά» χωρίς ούτε ένα παράδειγμα.
• Γλώσσες χωρίς επίπεδο: «καλά αγγλικά» αντί για «Αγγλικά: B2».
• Περιττά προσωπικά στοιχεία: ΑΜΚΑ, ΑΦΜ, αριθμός ταυτότητας, αριθμός παιδιών.
• Το ίδιο βιογραφικό για όλες τις αγγελίες: όποιος το διαβάζει το καταλαβαίνει σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Μια εμφάνιση που δείχνει ωραία μόνο στην οθόνη: μπάρες, εικονίδια και δύο στήλες που ένα ATS διαβάζει λάθος.
• Ορθογραφικά λάθη: διάβασέ το φωναχτά ή ζήτησε από κάποιον άλλον να το διαβάσει, και χρησιμοποίησε ένα επαγγελματικό e-mail.

Η σύνταξη βιογραφικού δεν τελειώνει στο βιογραφικό: σχεδόν πάντα συνοδεύεται από μια επιστολή. Η γεννήτρια συνοδευτικών επιστολών του Kandiq γράφει ένα πρώτο σχέδιο από την αγγελία και το βιογραφικό σου.

Με τον επεξεργαστή του Kandiq ξεκινάς από εκεί που βρίσκεσαι:

• από μια κενή σελίδα, ενότητα προς ενότητα·
• από το βιογραφικό που ήδη έχεις, σε PDF ή Word·
• από την εξαγωγή PDF του προφίλ σου στο LinkedIn.

Μετά επικολλάς την αγγελία: η AI προτείνει τις κουκκίδες με τις λέξεις της, δεν επινοεί ποτέ αριθμούς, και εσύ αποφασίζεις τι μένει· μπορείς και να τα γράψεις όλα μόνος σου. Ο επεξεργαστής έχει προαιρετικά πεδία για υπηκοότητα, δίπλωμα οδήγησης και διαθεσιμότητα μετεγκατάστασης, όχι για ημερομηνία γέννησης. Η σύνταξη και η επεξεργασία δοκιμάζονται χωρίς πληρωμή και ο έλεγχος του βιογραφικού είναι δωρεάν. Η λήψη σε PDF και Word περιλαμβάνεται στη συνδρομή: 2,99 € την πρώτη εβδομάδα, που γίνεται μετά 19,90 € τον μήνα αν δεν την ακυρώσεις, ή 29,97 € κάθε 3 μήνες (9,99 € τον μήνα), με ακύρωση με ένα κλικ από τον «Λογαριασμό».