Briefvorlagen für den Job
Kündigung, Arbeitszeugnis: für jeden Brief, den du im Job schreibst, die erwartete Form, was das Gesetz verlangt und eine Vorlage zum Kopieren.
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Kündigung Arbeitsvertrag: Vorlage für dein Kündigungsschreiben
Kündigung Arbeitsvertrag, Schritt für Schritt: eine vollständige Vorlage für dein Kündigungsschreiben zum Kopieren und kurze Varianten für die Probezeit, die Ausbildung und ein früheres Ende. Dazu die Kündigungsfrist, die Form, die das Gesetz verlangt, und was du mit Urlaub, Arbeitszeugnis und Agentur für Arbeit regeln solltest.
Arbeitszeugnis: Formulierungen, Noten und eine Vorlage zum Anfordern
Was in ein Arbeitszeugnis gehört, wie du die Zeugnissprache liest und welche Note hinter „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ steckt. Mit einer Vorlage, um dein qualifiziertes Arbeitszeugnis anzufordern, und einem Beispiel, wie ein gutes Zeugnis aussieht.
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Welche Briefvorlage für welche Situation im Job?
Im Arbeitsleben schreibst du nur wenige formelle Briefe, aber bei einigen entscheidet die Form darüber, ob sie wirken. Eine Kündigung ohne eigenhändige Unterschrift ist unwirksam; eine Bitte um ein Arbeitszeugnis darf dagegen auch per E-Mail kommen. Die Übersicht zeigt, was für welchen Brief gilt:
| Brief | Wofür | Form | Was das Gesetz sagt |
|---|---|---|---|
| Kündigung | Den Arbeitsvertrag selbst beenden | Auf Papier, eigenhändig unterschrieben, im Original übergeben | Schriftform nach § 623 BGB; ohne andere Regel 4 Wochen zum 15. oder Monatsende (§ 622 BGB) |
| Bitte um ein Arbeitszeugnis | Das Zeugnis beim Ausscheiden verlangen | Brief oder E-Mail, schriftlich als Beleg | Anspruch nach § 109 GewO; das qualifizierte Zeugnis nur auf Verlangen |
| Bitte um ein Zwischenzeugnis | Ein Zeugnis, während du noch dort arbeitest | Brief oder E-Mail | Nicht in der Gewerbeordnung geregelt, oft im Tarif- oder Arbeitsvertrag |
| Aufhebungsvertrag | Im Einvernehmen gehen, zu einem vereinbarten Datum | Ein Dokument, von beiden Seiten unterschrieben | Schriftform nach § 623 BGB; eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld ist möglich (§ 159 SGB III) |
| Anschreiben | Sich auf eine Stelle bewerben | Meist als PDF per E-Mail oder über ein Bewerbungsportal | Keine Formvorschrift; die DIN 5008 ist Gewohnheit, kein Gesetz |
Briefvorlage nach DIN 5008: der Aufbau eines formellen Briefs
Ob Kündigung, Zeugnisanfrage oder Anschreiben: Ein formeller Brief in Deutschland folgt fast immer derselben Ordnung, die sich an der DIN 5008 orientiert. Die Norm regelt Schreib- und Gestaltungsregeln, sie ist aber kein Gesetz. Für einen privaten Brief an den Arbeitgeber ist sie nicht vorgeschrieben, sie macht ihn nur leichter lesbar. Die Bausteine, von oben nach unten:
- Absender: dein Name und deine Anschrift, dazu Telefon und E-Mail.
- Empfänger: die Firma mit Rechtsform, darunter Abteilung oder Ansprechperson und die Anschrift. Im Fensterumschlag muss das Adressfeld sichtbar sein.
- Ort und Datum, rechtsbündig: „Köln, 13. November 2026“ oder „13.11.2026“.
- Betreff: fett, ohne das Wort „Betreff“ davor und ohne Punkt am Ende. Er sagt in einer Zeile, worum es geht.
- Anrede: „Sehr geehrte Frau Krüger,“ mit Komma; der erste Satz danach beginnt klein. Kennst du keinen Namen: „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
- Text: ein Gedanke pro Absatz, eine Leerzeile dazwischen.
- Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“, ohne Komma, darunter die Unterschrift und dein Name.
- Anlagen, wenn du etwas beilegst, unter der Unterschrift aufgezählt.
[Vorname Nachname] · [Straße Hausnummer] · [PLZ Ort] · [Telefon] · [E-Mail]
[Firma mit Rechtsform] · [Abteilung oder Ansprechperson] · [Straße Hausnummer] · [PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
[Betreff in einer Zeile]
Sehr geehrte Frau [Nachname], / Sehr geehrter Herr [Nachname],
[1. Absatz: dein Anliegen, gleich im ersten Satz.]
[2. Absatz: die Einzelheiten: Daten, Fristen, Bezug auf Vertrag oder frühere Schreiben.]
[3. Absatz: was du dir wünschst, bis wann, und wie man dich erreicht.]
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift] · [Vorname Nachname]
Eine Seite A4 reicht für fast jeden Brief im Job. Halte den Ton sachlich und höflich, auch wenn du verärgert bist: Was du schreibst, landet in deiner Personalakte und wird manchmal Monate später von jemandem gelesen, der das Gespräch nicht kennt.
Schriftform, E-Mail oder Einschreiben: so kommt dein Brief an
Wie du einen Brief verschickst, ist oft so wichtig wie der Text, denn es entscheidet, was du später belegen kannst. Eine Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber wird nach § 130 BGB wirksam, wenn sie ihm zugeht, nicht wenn du sie abschickst.
- Schriftform: Wo das Gesetz sie verlangt, wie bei Kündigung und Aufhebungsvertrag, muss das Original eigenhändig unterschrieben sein (§ 126 BGB). E-Mail, Fax oder Scan genügen dann nicht.
- Persönliche Übergabe: Lass dir den Empfang auf einer Kopie mit Datum und Unterschrift bestätigen. Das ist der einfachste Beleg.
- Einschreiben: belegt, dass ein Umschlag ankam, nicht, was darin lag.
- E-Mail: genügt für eine Bitte um ein Arbeitszeugnis, für eine Urlaubsabsprache oder eine Rückfrage. Speichere die Antwort.
Die Kündigung: was das Gesetz verlangt
Die Kündigung ist der Brief, bei dem die Form am meisten zählt. § 623 BGB verlangt für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform und schließt die elektronische Form aus. Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats, in einer vereinbarten Probezeit zwei Wochen (§ 622 BGB); Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können anderes regeln.
- Ein klarer Satz: „hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum ...“.
- Der Endtermin, mit „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.
- Kein Grund nötig bei einer ordentlichen Kündigung durch dich.
- Die Unterschrift mit der Hand, auf dem Original.
Eine vollständige Vorlage zum Kopieren, Varianten für Probezeit und Ausbildung und die Termine für die nächsten Monate stehen in der Seite zur Kündigung des Arbeitsvertrags.
Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis anfordern
Am Ende jedes Arbeitsverhältnisses hast du nach § 109 GewO Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das einfache nennt Art und Dauer deiner Tätigkeit; das qualifizierte bewertet auch Leistung und Verhalten, aber nur, wenn du es verlangst. Ein Satz im Kündigungsschreiben oder eine kurze E-Mail an die Personalabteilung genügt.
Ein Zwischenzeugnis bekommst du, während du noch im Unternehmen bist. Die Gewerbeordnung regelt es nicht; viele Tarif- und Arbeitsverträge sehen es vor, und üblich ist es bei einem Anlass wie einem Wechsel der Vorgesetzten, einer Umstrukturierung oder einer längeren Elternzeit. Die Anfrage folgt derselben Vorlage: Anlass nennen, „qualifiziertes Zwischenzeugnis“ schreiben, um ein Datum bitten.
Wie du die Noten der Zeugnissprache liest, welche Formulierungen gut sind und eine Vorlage für die Anfrage findest du im Ratgeber zum Arbeitszeugnis.
Das Anschreiben, mit eigener Methode
Der Brief, den du im Job am häufigsten schreibst, hat eigene Rubriken: die Beispiele für Anschreiben nach Beruf und Situation und der Ratgeber zum Bewerbungsschreiben, Schritt für Schritt. Wer schneller sein will, nutzt den Anschreiben-Generator von Kandiq: Er schreibt das Anschreiben aus der Stellenanzeige und deinem Lebenslauf, und du bearbeitest jeden Satz, bevor du es herunterlädst. Kündigungen und Zeugnisanfragen schreibt er nicht: Dafür sind die Vorlagen dieser Rubrik da.
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