Arbeitszeugnis: Formulierungen, Noten und eine Vorlage zum Anfordern

Ein Arbeitszeugnis ist die schriftliche Beurteilung, die dir dein Arbeitgeber beim Ausscheiden ausstellt. § 109 Abs. 1 GewO sagt: Der Arbeitnehmer hat „bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis“. Das gilt für Vollzeit und Teilzeit, für den Minijob, die Aushilfe und befristete Verträge, auch nach wenigen Wochen.

• Auszubildende bekommen nach § 16 BBiG ein Ausbildungszeugnis, und zwar ohne dass sie danach fragen müssen.
• Leiharbeitnehmer fordern ihr Zeugnis beim Verleiher an, also bei der Zeitarbeitsfirma, nicht beim Einsatzbetrieb.
• Wer kein Arbeitnehmer ist, aber dauerhaft für jemanden gearbeitet hat, kann sich auf § 630 BGB stützen.

Für deine Bewerbung zählt das Arbeitszeugnis viel: Die Bundesagentur für Arbeit nennt Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse als die Unterlagen, die du in der Regel brauchst. In Österreich heißt es Dienstzeugnis; laut Arbeiterkammer gibt es dort keinen Anspruch auf ein Zeugnis, das die Leistung bewertet.

Das einfache Arbeitszeugnis enthält mindestens „Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit“ (§ 109 Abs. 1 GewO): wer du bist, von wann bis wann du dort gearbeitet hast und was deine Aufgaben waren. Eine Bewertung gibt es nicht.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis erstreckt sich zusätzlich auf „Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis“. Du musst es verlangen: Der Satz „Ich bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis“ genügt. Für die meisten Bewerbungen ist es das Zeugnis, das Personaler erwarten. Ein einfaches Zeugnis kann sinnvoll sein, wenn das Arbeitsverhältnis sehr kurz war oder schlecht lief. Entscheide vorher: Hast du ein qualifiziertes verlangt, kannst du laut ver.di nicht nachträglich auf ein einfaches ausweichen, nur weil dir die Bewertung missfällt.

Das Zwischenzeugnis stellt der Arbeitgeber aus, während du noch dort arbeitest. Die Gewerbeordnung regelt es nicht ausdrücklich; viele Tarif- und Arbeitsverträge tun es. Üblich ist es bei einem berechtigten Anlass: neue Vorgesetzte, Wechsel der Abteilung, Umstrukturierung oder eine längere Elternzeit.

Gesetzlich ist der Aufbau nicht festgelegt, in der Praxis aber weitgehend einheitlich. Die IHK Dresden beschreibt diese Reihenfolge:

1. Überschrift: „Arbeitszeugnis“, „Zeugnis“, „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“.
2. Einleitung: Name, Geburtsdatum, Dauer des Arbeitsverhältnisses, Position.
3. Tätigkeitsbeschreibung: Aufgaben, Verantwortung, hierarchische Stellung, Entwicklung im Unternehmen.
4. Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, bei Führungskräften die Führungsleistung, und eine zusammenfassende Note.
5. Verhaltensbeurteilung: gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden.
6. Schlussformel: Grund des Ausscheidens, Dank, Bedauern, gute Wünsche, dann Ort, Datum und Unterschrift.

Zur Form: Firmenbriefbogen, sauber gedruckt, ohne handschriftliche Zusätze, mit Ort, Datum und der eigenhändigen Unterschrift des Arbeitgebers oder einer ranghöheren Person. Seit dem 1. Januar 2025 darf das Arbeitszeugnis auch elektronisch kommen, aber nur, wenn du einwilligst (§ 109 Abs. 3 GewO), und dann mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB). Ein Fließtext ist üblich: Eine Tabelle mit Schulnoten ersetzt ihn nach der IHK Dresden in der Regel nicht.

Das Gesetz verlangt ein Zeugnis, das wahr ist und dein Fortkommen nicht unnötig erschwert. Aus diesem Spagat ist die Zeugnissprache entstanden: Fast alles klingt positiv, die Note steckt in kleinen Steigerungen. Die wichtigste Stelle ist die Gesamtbeurteilung der Leistung, die sogenannte Zufriedenheitsformel:

Diese Skala ist ein Brauch, kein Gesetz: IHK und Gewerkschaften beschreiben sie fast gleich, einzelne Formeln werden aber unterschiedlich eingeordnet. Lies deshalb das ganze Zeugnis: Die Einzelbewertungen, die Gesamtnote und die Schlussformel sollten zusammenpassen. Nach der Darstellung der IHK Dresden gilt „befriedigend“ als Durchschnitt: Willst du eine bessere Note durchsetzen, musst du deine Leistungen darlegen; eine schlechtere muss der Arbeitgeber begründen.

Dieselbe Logik gilt für jedes Kriterium. Ein paar typische Formulierungen, von sehr gut bis befriedigend:

Achte auf Lücken: Fehlt beim Verhalten eine Gruppe, etwa die Vorgesetzten, deutet das nach ver.di auf Probleme mit ihr hin. Fehlt in der Schlussformel der Dank oder das Bedauern, schwächt das ein sonst gutes Zeugnis. Einen Anspruch auf eine Dankesformel gibt es laut IHK Dresden nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts allerdings nicht.

§ 109 Abs. 2 GewO ist eindeutig: Das Zeugnis muss „klar und verständlich formuliert sein“ und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen, als der Wortlaut zeigt. Verschlüsselte Botschaften sind also verboten. Trotzdem tauchen Sätze auf, die gut klingen und wenig sagen:

• „Er hat sich stets bemüht“: Bemühen ohne Ergebnis, eine schlechte Note.
• „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß“: nicht mehr als das Nötige, keine Eigeninitiative.
• „Er trug durch seine Geselligkeit zum Betriebsklima bei“: Gewerkschaften und Arbeiterkammern führen diesen Satz als bekannten Code.
• Lob für Selbstverständliches, etwa Pünktlichkeit bei einer Führungskraft: Wer nur das lobt, lässt das Wichtige weg.

Nicht ins Arbeitszeugnis gehört außerdem deine Arbeit im Betriebsrat oder für eine Gewerkschaft, außer du wünschst die Erwähnung ausdrücklich: Darauf weisen ver.di und die Arbeiterkammer hin.

Du kannst das Zeugnis schon im Kündigungsschreiben verlangen oder getrennt, kurz vor dem letzten Arbeitstag. Eine bestimmte Form ist für die Anfrage nicht vorgeschrieben; schriftlich hast du einen Beleg für das Datum. Die IHK Dresden hält einen Monat ab deiner Anfrage oder deinem Ausscheiden für einen angemessenen Zeitraum.

Lass dir nicht zu lange Zeit: Der Anspruch verjährt nach § 195 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem du ausgeschieden bist. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten aber Ausschlussfristen von wenigen Monaten. Wer kurz nach dem Ausscheiden fragt, bekommt außerdem ein genaueres Zeugnis, weil sich alle noch an deine Arbeit erinnern.

Oft bittet der Arbeitgeber dich, einen Entwurf selbst zu schreiben. Dieses fiktive qualifizierte Arbeitszeugnis zeigt die übliche Struktur; Namen und Firma sind erfunden. Schreib ehrlich: Ein Zeugnis, das deine Leistung überzeichnet, unterschreibt niemand gern, und es hilft dir im Gespräch nicht.

1. Lies es Satz für Satz: Stimmen Daten, Position und Aufgaben? Passt die Gesamtnote zu den Einzelbewertungen? Fehlt eine Gruppe beim Verhalten oder der Dank am Ende?
2. Sprich mit dem Arbeitgeber: Viele Fehler sind Versehen. Schlag konkrete Formulierungen vor.
3. Verlange schriftlich eine Berichtigung, mit den Stellen, die geändert werden sollen, und einer Frist.
4. Hol dir Unterstützung: Gewerkschaften wie ver.di bieten ihren Mitgliedern Rechtsschutz an; sonst hilft eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht. Im Streit entscheidet das Arbeitsgericht.

Leg deiner Bewerbung das letzte Arbeitszeugnis bei und dazu die, die zur Stelle passen; als Berufseinsteiger auch Praktikums- und Ausbildungszeugnisse. Im Lebenslauf stehen dieselben Stationen mit denselben Daten: Prüfe, dass Monate und Positionsbezeichnungen übereinstimmen. Die Aufgaben aus der Tätigkeitsbeschreibung deines Zeugnisses sind außerdem eine gute Vorlage für die Stichpunkte im tabellarischen Lebenslauf.