Συστατική επιστολή: υπόδειγμα, φόρμα και παραδείγματα

Παράδειγμα επιστολής

Αντιγραφή επιστολής

Παράδειγμα

Νίκος Σταθάκης

Διευθυντής Λειτουργίας

Ξενοδοχείο Αλκυόνη Beach, Ηράκλειο

n.stathakis@example.com · +30 690 000 0001

Ηράκλειο, 9 Νοεμβρίου 2026

Θέμα: Σύσταση για τη Μαρία Κωστάκη

Προς κάθε ενδιαφερόμενο,

Είμαι διευθυντής λειτουργίας του ξενοδοχείου Αλκυόνη Beach στο Ηράκλειο και ήμουν προϊστάμενος της κυρίας Μαρίας Κωστάκη από τον Απρίλιο του 2022 έως τον Οκτώβριο του 2026, διάστημα στο οποίο εργάστηκε ως υπεύθυνη υποδοχής με σύμβαση αορίστου χρόνου. Γράφω αυτή την επιστολή μετά από δικό της αίτημα.

Η Μαρία συντόνιζε ομάδα έξι υπαλλήλων υποδοχής σε ξενοδοχείο 140 δωματίων. Το 2024 οργάνωσε από την αρχή τις βάρδιες της θερινής περιόδου και η αναμονή στο check-in έπεσε κάτω από πέντε λεπτά. Ετοίμασε επίσης τον οδηγό υποδοχής που δίνουμε ακόμη σε κάθε νέο συνάδελφο.

Ξεχώρισε για την ψυχραιμία της στα απρόοπτα, για την ευγένειά της με τους επισκέπτες, στα ελληνικά, στα αγγλικά και στα γερμανικά, και για την προθυμία της να βοηθά τα άλλα τμήματα όταν προέκυπτε πρόβλημα.

Η Μαρία αποχωρεί με δική της απόφαση, για να κάνει το επόμενο βήμα στην καριέρα της. Τη συστήνω ανεπιφύλακτα για θέση υπεύθυνης υποδοχής ή υπεύθυνης διαμονής και είμαι στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση στο τηλέφωνο ή στο email που αναγράφονται πιο πάνω.

Με εκτίμηση,

Νίκος Σταθάκης

Το υπόδειγμα το γράφει ένας διευθυντής ξενοδοχείου για μια υπάλληλο που φεύγει μετά από τέσσερα χρόνια. Άλλαξε την εταιρεία, το όνομα, τη θέση, τις ημερομηνίες και κυρίως τα επιτεύγματα: μια σύσταση αξίζει για τα γεγονότα που αναφέρει, όχι για τα επίθετα.

Στέλνεται σε PDF με υπογραφή, σε επιστολόχαρτο της εταιρείας αν υπάρχει. Τα στοιχεία επικοινωνίας μετράνε: επιτρέπουν στην εταιρεία που τη διαβάζει να επιβεβαιώσει όσα γράφει.

Με αυτή την επιστολή, όπως την ορίζει το σχολικό εγχειρίδιο Έκφρασης-Έκθεσης της Β' Λυκείου, ο συντάκτης βεβαιώνει ότι ένα πρόσωπο διαθέτει τα προσόντα για τον σκοπό που επιδιώκει: μια θέση εργασίας, μια υποτροφία, ένα μεταπτυχιακό. Τη γράφει κάποιος που σε έχει δει να δουλεύεις ή να σπουδάζεις: προϊστάμενος, εργοδότης, επόπτης πρακτικής άσκησης, καθηγητής.

Τη διαβάζουν μετά το βιογραφικό, ως μια μαρτυρία που έρχεται απ' έξω. Χρησιμεύει κυρίως σε τρεις περιπτώσεις:

• Αναζήτηση εργασίας: η επιστολή ενός παλιού προϊσταμένου επιβεβαιώνει την εμπειρία και τα καθήκοντά σου.
• Πρακτική άσκηση ή πρώτη δουλειά: η επιστολή του επόπτη σου δίνει εμπιστοσύνη όταν η εμπειρία είναι λίγη.
• Μεταπτυχιακό ή υποτροφία: η επιστολή ενός καθηγητή εξηγεί τις επιδόσεις και τη δουλειά σου.

Κανένας νόμος δεν υποχρεώνει έναν εργοδότη να τη γράψει. Το Γραφείο Διασύνδεσης του ΑΠΘ το λέει καθαρά: πολλοί φοιτητές πιστεύουν ότι οι καθηγητές και οι προϊστάμενοι είναι υποχρεωμένοι να δώσουν συστάσεις, κι αυτό είναι λάθος. Όποιος την υπογράφει βάζει και τη δική του αξιοπιστία: αν δεν μπορεί να γράψει κάτι αληθινό και θετικό, καλύτερα να αρνηθεί.

Μπερδεύεται συχνά με το πιστοποιητικό εργασίας, που το προβλέπει ο νόμος, και με τη σύσταση στο LinkedIn:

Το πιστοποιητικό λέει ότι δούλεψες εκεί και τι έκανες. Μόνο η σύσταση λέει πώς δούλεψες, με παραδείγματα, και για ποια θέση σε προτείνει.

Το σχολικό εγχειρίδιο τη χωρίζει σε τρία μέρη: στον πρόλογο ο συντάκτης λέει πόσο καλά και πόσο καιρό γνωρίζει τον υποψήφιο, στην ανάπτυξη αναλύει τα προσόντα του, στον επίλογο συστήνει. Στην πράξη, με αυτή τη σειρά:

1. Κεφαλίδα: το όνομά σου, η θέση σου, η εταιρεία ή το πανεπιστήμιο και τα στοιχεία επικοινωνίας σου· μετά τόπος και ημερομηνία.
2. Θέμα: «Σύσταση για» και το ονοματεπώνυμο του υποψηφίου.
3. Προσφώνηση: «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» αν δεν ξέρεις ποιος θα τη διαβάσει, αλλιώς «Αξιότιμε κύριε ...» ή «Αξιότιμη κυρία ...».
4. Ποιος είσαι και πώς τον γνωρίζεις: η θέση σου, η δική του, πόσο καιρό δουλέψατε ή συνεργαστήκατε.
5. Δύο ή τρία συγκεκριμένα επιτεύγματα: ένα έργο, ένα αποτέλεσμα με αριθμό, μια ευθύνη που του ανέθεσες.
6. Οι δεξιότητες που είδες, η καθεμία δεμένη με μια πραγματική κατάσταση.
7. Η σύσταση: για ποια θέση ή ποιο πρόγραμμα, και «ανεπιφύλακτα» αν το εννοείς.
8. Κλείσιμο: «Είμαι στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση», «Με εκτίμηση» και η υπογραφή σου.

Η φόρμα δίνει τη σειρά. Συμπλήρωσε τις αγκύλες και σβήσε ό,τι δεν ταιριάζει:

Αν το πανεπιστήμιο ή η εταιρεία έχει δική του φόρμα, χρησιμοποίησε εκείνη. Το Γραφείο Διασύνδεσης του ΑΠΘ σημειώνει ότι τα περισσότερα πανεπιστήμια ζητούν τη δική τους έτοιμη φόρμα ή φάκελο.

1. Γράψε συγκεκριμένα: ένα έργο με ημερομηνίες μετράει περισσότερο από τρία επίθετα. Ανάμεσα σε δύο παραδείγματα, διάλεξε εκείνο που έχει αποτέλεσμα.
2. Μην υπερβάλλεις: «ο καλύτερος επαγγελματίας που γνώρισα» μειώνει την αξιοπιστία. Πρέπει να μπορείς να υπερασπιστείς κάθε φράση αν σε πάρουν τηλέφωνο.
3. Μίλα για τη θέση που διεκδικεί: ζήτα την αγγελία και τόνισε τις δεξιότητες που ζητά, όχι όλες όσες έχει ο υποψήφιος, όπως συμβουλεύει και το kariera.gr τους εργοδότες.
4. Κράτα επίσημο ύφος: σύντομες φράσεις, χωρίς λάθη, με τον τόνο μιας επαγγελματικής επιστολής.
5. Άφησε έξω τα προσωπικά: υγεία, οικογένεια, πεποιθήσεις, και τον λόγο της αποχώρησης αν ήταν δύσκολος.

Κάθε παράδειγμα δίνει την ουσία του κειμένου για ένα προφίλ. Η κεφαλίδα, η προσφώνηση και το κλείσιμο είναι αυτά του υποδείγματος.

Μια σύσταση στα αγγλικά τη ζητούν συχνά τα μεταπτυχιακά του εξωτερικού και οι πολυεθνικές. Γράφεται με την ίδια δομή: «To whom it may concern» στη θέση του «Προς κάθε ενδιαφερόμενο», «I recommend her without reservation» στη θέση του «τη συστήνω ανεπιφύλακτα». Αν στέλνεις και βιογραφικό στα αγγλικά, κράτα ίδιους τους τίτλους των θέσεων και στα δύο.

• Ποιον ρωτάς: έναν καθηγητή που σε ξέρει καλά, όπως τον επιβλέποντα της διπλωματικής σου ή κάποιον με τον οποίο δούλεψες σε ερευνητικό έργο, και κατά προτίμηση από το γνωστικό πεδίο του μεταπτυχιακού (ΑΠΘ).
• Πόσες: το ΑΠΘ προτείνει τρεις έως πέντε, με δύο ή τρεις «δυνατές» επιστολές να μετράνε περισσότερο από πέντε αόριστες· το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας μιλά για τρεις έως τέσσερις. Κοίτα πάντα τι ζητά η προκήρυξη.
• Μια επιστολή από αλλού: ένας καθηγητής άλλου τμήματος ή του πανεπιστημίου όπου έκανες Erasmus δείχνει ότι σε εκτιμούν και έξω από τη σχολή σου.
• Η επιστολή είναι εχέμυθη: συχνά τη στέλνει απευθείας ο καθηγητής στο πρόγραμμα και εσύ δεν βλέπεις το περιεχόμενό της. Ακολούθησε τις οδηγίες του κάθε πανεπιστημίου.
• Αν εργάζεσαι ήδη, μια συστατική επιστολή από εργοδότη για μεταπτυχιακό δείχνει πώς θα αξιοποιήσεις το πρόγραμμα στη δουλειά σου. Ταιριάζει ιδιαίτερα σε ένα MBA.

Διάλεξε κάποιον που ξέρει καλά τη δουλειά σου, όχι έναν υψηλόβαθμο που σε έχει δει δυο φορές. Οι επιστολές από φίλους ή συγγενείς θεωρούνται ακατάλληλες και αναξιόπιστες (ΑΠΘ).

• Πότε: πριν φύγεις από την εταιρεία ή στο τέλος της πρακτικής, όσο η δουλειά σου είναι πρόσφατη. Δώσε δύο με τρεις εβδομάδες περιθώριο.
• Τι δίνεις: το βιογραφικό σου, την αγγελία ή το πρόγραμμα, την προθεσμία και, για μεταπτυχιακό, την αναλυτική βαθμολογία σου.
• Τι θέλεις να τονιστεί: δύο ή τρία έργα που είδε από κοντά, για να του γλιτώσεις χρόνο.
• Πώς θα σταλεί: σε ποιον απευθύνεται, σε PDF ή σε χαρτί, και αν υπάρχει φόρμα του πανεπιστημίου.

Μερικοί θα σου ζητήσουν ένα πρώτο σχέδιο. Γράψ' το λιτά, με γεγονότα που μπορούν να επιβεβαιώσουν· εκείνοι το διορθώνουν και το κάνουν δικό τους. Κανείς δεν πρέπει να υπογράφει κάτι που δεν έχει διαβάσει. Αν φεύγεις από μια θέση, ζήτα τη σύσταση μαζί με την επιστολή παραίτησης: ο χρόνος προειδοποίησης δίνει την ευκαιρία να το συζητήσετε. Και μετά, πες ευχαριστώ και ενημέρωσε αν πήρες τη θέση.

Επισύναψέ τη σε PDF όταν τη ζητά η αγγελία ή το πρόγραμμα, ή όταν αποδεικνύει κάτι που το βιογραφικό σου δεν δείχνει. Αν έχεις περισσότερες, διάλεξε εκείνες που μιλούν για τη δουλειά που διεκδικείς: συνήθως δύο αρκούν. Αν δεν τη ζητούν, κράτα τη για τη συνέντευξη και ανέφερέ τη στη συνοδευτική σου επιστολή: «Ο προϊστάμενός μου, κ. Σταθάκης, μπορεί να το επιβεβαιώσει».