Klauzula RODO do CV: aktualne wzory i co naprawdę mówi prawo

To krótkie oświadczenie na końcu CV, zwykle zaczynające się od słów „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych…”. Nazywa się je różnie: klauzula do CV, klauzula CV, zgoda na przetwarzanie danych osobowych albo po prostu „formułka RODO”. Chodzi o to samo zdanie.

RODO to polski skrót unijnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (po angielsku GDPR). Zwyczaj wpisywania zgody do CV jest jednak starszy niż RODO i w dużej mierze polski: w Wielkiej Brytanii czy w USA takiej formułki się nie dodaje.

Do bieżącej rekrutacji nie. Zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata, wyznacza art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy:

• imię (imiona) i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe, które sam wskażesz;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, bez informacji o wynagrodzeniu w obecnej i poprzednich pracach (to wyłączenie obowiązuje od 24 grudnia 2025 r.).

Wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia pracodawca żąda wtedy, gdy są niezbędne na danym stanowisku (art. 22¹ § 2). Te dane przetwarza, bo prowadzi z Tobą rozmowy przed zawarciem umowy, a nie dlatego, że coś podpisałeś. Urząd Ochrony Danych Osobowych w materiale „ABC rekrutacji” pisze wprost, że do przetwarzania tych danych zgoda nie jest potrzebna, a dotychczasowa praktyka wpisywania do CV zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych „nie jest właściwa”.

A dane ponad ten zakres, na przykład zdjęcie czy zainteresowania? Według UODO pracodawca przetwarza je na podstawie Twojej zgody, którą wyrażasz samym działaniem: wysyłasz CV na konkretne ogłoszenie, wiesz, do kogo i po co. Kodeks pracy dodaje, że brak takiej zgody albo jej wycofanie nie może być powodem odmowy zatrudnienia ani innego gorszego traktowania (art. 22¹a § 2).

Prawo to jedno, praktyka rekrutacyjna to drugie. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV wciąż ma sens w trzech sytuacjach:

• Ogłoszenie o nią prosi. Wiele ofert pracy kończy się zdaniem „Prosimy o dopisanie klauzuli…” albo podaje gotową treść. Wtedy to wymóg tej rekrutacji, jak termin nadsyłania zgłoszeń.
• Rekruter jej szuka. Formułka jest w Polsce tak powszechna, że jej brak bywa odbierany jako przeoczenie. Zalecają ją też poradniki publicznych służb zatrudnienia, na przykład portal Zielona Linia.
• Chcesz, by firma zachowała Twoje CV na kolejne nabory. Tu zgoda jest naprawdę potrzebna: bez niej pracodawca po zakończeniu rekrutacji powinien usunąć Twoje dane (UODO).

Wybierz jedną formułkę i wklej ją na końcu CV. W nawiasach kwadratowych wpisz pełną nazwę firmy z ogłoszenia.

Ostatnią formułkę dopisz pod jedną z pierwszych trzech, a nie zamiast nich. Okres możesz zmienić; ważne, żeby był wskazany. Podstawa prawna w klauzuli nie jest konieczna: wystarczy jasno powiedzieć, kto, w jakim celu i na jak długo.

Dane o zdrowiu, poglądach czy wyznaniu pracodawca może przetwarzać na podstawie zgody tylko wtedy, gdy przekazujesz je z własnej inicjatywy (art. 22¹b Kodeksu pracy). Bez takiej odrębnej zgody, według UODO, powinien je usunąć.

W starych wzorach CV wciąż krąży zdanie kończące się odwołaniem do „ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883)”. Według Internetowego Systemu Aktów Prawnych Sejmu ta ustawa jest uchylona od 25 maja 2018 r.; zastąpiła ją ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, obok RODO. Klauzula z ustawą z 1997 roku nie unieważnia Twojej kandydatury, ale pokazuje rekruterowi, że CV nie było aktualizowane od lat. Zamień ją na jeden z wzorów powyżej.

Jeśli polska firma albo międzynarodowa firma w Polsce prosi o CV po angielsku, przetłumacz też klauzulę. Tak radzi Biuro Karier Politechniki Warszawskiej. Nie tłumacz jej słowo w słowo, użyj gotowej formułki:

Do firmy w Wielkiej Brytanii, Irlandii czy USA klauzuli zwykle się nie dodaje: tamtejsi rekruterzy jej nie znają. Co jeszcze zmienia się w CV dla zagranicznego pracodawcy, znajdziesz w poradniku CV po angielsku.

• Na samym dole CV, pod ostatnią sekcją (zainteresowania, prawo jazdy, certyfikaty). Tam rekruterzy jej szukają.
• Raz, na ostatniej stronie. Dwustronicowe CV wysyłasz jako jeden plik, a klauzula dotyczy całego dokumentu.
• Mniejszą czcionką, jeśli brakuje Ci miejsca. Ma być czytelna, ale nie może zabierać miejsca doświadczeniu.
• Nigdy na początku ani w podsumowaniu: pierwsze linijki CV są dla tego, co potrafisz.
• Bez podpisu. CV wysyłane mailem lub przez formularz online nie wymaga własnoręcznego podpisu, chyba że ogłoszenie wyraźnie o niego prosi.

W liście motywacyjnym klauzula nie jest potrzebna, jeśli jest w CV, które wysyłasz razem z nim. W treści maila też nie musisz jej powtarzać.

Ogłoszenia o naborze w urzędach i jednostkach publicznych często zawierają własną treść klauzuli albo osobne oświadczenie do podpisania. Wtedy użyj dokładnie tego tekstu: pisanie własnej wersji niczego nie daje, a może opóźnić weryfikację dokumentów. Jak napisać sam list do takiego pracodawcy, pokazuje list motywacyjny do urzędu.

Agencja zatrudnienia, która zbiera CV dla swoich klientów, według UODO przetwarza Twoje dane na podstawie zgody wyrażonej w zgłoszeniu, a przed przekazaniem kandydatury pracodawcy powinna Cię o tym poinformować. Jeśli agencja ma zachować CV w swojej bazie, użyj wersji z przyszłymi rekrutacjami i wpisz w niej nazwę agencji.

Ważniejsza od formułki jest treść nad nią. Im mniej zbędnych danych, tym mniej do przetwarzania:

• PESEL, numer dowodu, adres zamieszkania: Kodeks pracy pozwala żądać ich dopiero od pracownika, czyli po decyzji o zatrudnieniu (art. 22¹ § 3). W CV ich nie podawaj, wystarczy miasto.
• Data urodzenia: pracodawca może o nią poprosić, ale w CV możesz ją pominąć.
• Stan cywilny, liczba dzieci, obywatelstwo: nie mają związku z większością stanowisk.
• Obecne wynagrodzenie: od 24 grudnia 2025 r. Kodeks pracy wyłącza je z danych, których pracodawca żąda od kandydata.
• Zdrowie, wyznanie, poglądy polityczne, przynależność do związków: tylko jeśli sam chcesz je podać, i wtedy z osobną zgodą.
• Zdjęcie: w Polsce częste, ale nieobowiązkowe. Jakie wybrać, opisuje strona zdjęcie do CV.

Jeśli importujesz do Kandiq CV, w którym klauzula już jest, Kandiq ją rozpoznaje i zostawia w całości jako ostatnią sekcję dokumentu, „Klauzula RODO”. Edytor nie ma jeszcze pola, w którym można dopisać lub zmienić klauzulę od zera. Gdy jej potrzebujesz, pobierz CV w formacie Word, wklej formułkę na dole ostatniej strony i zapisz plik jako PDF przed wysłaniem.

Resztę CV kreator CV Kandiq prowadzi sekcja po sekcji: wklejasz ogłoszenie, a podpowiedzi AI używają jego słów i nigdy nie wymyślają liczb. Pisanie, edycja i ocena CV są bez opłat. Pobieranie w PDF i Word wymaga subskrypcji: 8,99 zł za pierwszy tydzień, potem 59,99 zł miesięcznie, albo 89,97 zł co 3 miesiące. Subskrypcja odnawia się automatycznie, zrezygnujesz z niej jednym kliknięciem. Szczegóły: cennik.