Świadectwo pracy: co w nim jest, kiedy je dostaniesz i jak je sprostować

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wydaje w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Dostajesz je po każdej umowie o pracę: na okres próbny, na czas określony i nieokreślony, niezależnie od tego, kto i jak ją rozwiązał. Jeśli ten sam pracodawca zatrudnia Cię ponownie w ciągu 7 dni, wydaje je tylko na Twój wniosek (art. 97 § 1¹).

• Urlop u kolejnego pracodawcy. Wymiar urlopu to 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni od 10 lat (art. 154 § 1). Do stażu wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia (art. 154¹) i szkołę, np. 8 lat za studia wyższe (art. 155). Świadectwa pracy są dowodem tych okresów.
• Urlop w roku zmiany pracy. Nowy pracodawca liczy Twój urlop proporcjonalnie i odejmuje to, co wykorzystałeś ponad proporcję u poprzedniego (art. 155¹). Dlatego świadectwo podaje urlop wykorzystany w roku odejścia.
• Choroba. Pracodawcy płacą wynagrodzenie chorobowe łącznie do 33 dni w roku, a po ukończeniu 50 lat do 14 dni (art. 92 § 1). Świadectwo mówi kolejnemu pracodawcy, ile z tego limitu już wykorzystałeś.
• Emerytura. Okresy zatrudnienia i okresy nieskładkowe ze świadectw liczą się przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Świadectwo pracy nie jest opinią o pracowniku. Wzór z rozporządzenia nie ma miejsca na ocenę; jeśli chcesz pokazać, jak pracowałeś, poproś przełożonego o referencje.

• W ostatnim dniu pracy. Pracodawca wydaje świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy (art. 97 § 1). Gdy umowa kończy się w piątek 30 października 2026 r., świadectwo należy Ci się tego dnia.
• Pocztą, gdy nie da się wcześniej. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie może go wręczyć Tobie ani osobie przez Ciebie upoważnionej, wysyła je pocztą albo doręcza inaczej w ciągu 7 dni od tego dnia. Upoważnienie do odbioru możesz dać na papierze lub elektronicznie (§ 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).
• Na wniosek, przy ponownym zatrudnieniu. Gdy kolejna umowa z tym samym pracodawcą zaczyna się w ciągu 7 dni, świadectwo wydaje się na Twój wniosek, złożony w każdym czasie, w ciągu 7 dni od jego złożenia (art. 97 § 1¹ i § 1²).
• Bez warunków. Wydania świadectwa nie można uzależnić od wcześniejszego rozliczenia się z pracodawcą (art. 97 § 1³). Sprawa zwrotu sprzętu to osobny temat.

Pracodawca przechowuje kopię wydanego świadectwa w Twoich aktach osobowych (część C), co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym umowa się skończyła. Jeśli zgubisz oryginał, zwróć się do byłego pracodawcy o kopię, a własne świadectwa trzymaj w jednej teczce.

Treść świadectwa pracy określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, a jego załącznik to pomocniczy wzór, z którego korzysta większość firm. Sprawdź świadectwo w dniu odbioru, z umową o pracę i swoimi wnioskami urlopowymi w ręku:

Punkt 2 wypełnia tylko agencja pracy tymczasowej. Na końcu świadectwa jest podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej i pouczenie o prawie do sprostowania: jeśli go brakuje, możesz o to zapytać.

Na Twoje żądanie pracodawca podaje w świadectwie pracy wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje (art. 97 § 2). Złóż prośbę przed ostatnim dniem pracy, najlepiej razem z wypowiedzeniem albo e-mailem do kadr.

Najpierw napisz do pracodawcy. Wniosek o wydanie świadectwa pracy może mieć postać papierową lub elektroniczną i dotyczyć poprzedniego okresu albo wszystkich okresów, za które świadectwa jeszcze nie dostałeś (art. 97 § 1¹).

• Sąd pracy. Jeśli pracodawca nie wydaje świadectwa, możesz pozwać go o zobowiązanie do wydania; jeśli firma już nie istnieje, o ustalenie prawa do świadectwa (art. 97¹ § 1 i 2). Taki pozew składasz w każdym czasie przed przedawnieniem.
• Odszkodowanie. Za szkodę z powodu niewydania świadectwa w terminie albo wydania niewłaściwego należy się odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej niż za 6 tygodni (art. 99).
• Państwowa Inspekcja Pracy. Niewydanie świadectwa pracy w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 3). Z takim problemem możesz zgłosić się do PIP.

Masz 14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy (art. 97 § 2¹). Pracodawca w ciągu 7 dni wydaje nowe świadectwo albo zawiadamia Cię, na papierze lub elektronicznie, że wniosku nie uwzględnia (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Po odmowie masz 14 dni na pozew o sprostowanie do sądu pracy; jeśli pracodawca w ogóle nie odpowie, żądanie także kierujesz do sądu pracy.

Przykładowy list

Kopiuj list

Przykład

Wrocław, 9 listopada 2026 r.

Agnieszka Lewandowska

ul. Kwiatowa 3/7

50-001 Wrocław

agnieszka.lewandowska@example.com · 512 345 678

Orion Dystrybucja sp. z o.o.

Dział Kadr

ul. Legnicka 52

54-001 Wrocław

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy

Na podstawie art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy wnoszę o sprostowanie świadectwa pracy wystawionego 30 października 2026 r., które otrzymałam w tym samym dniu.

W ust. 1 świadectwa wpisano okres zatrudnienia od 1 kwietnia 2022 r. do 30 października 2026 r. Zgodnie z umową o pracę z 28 lutego 2022 r. pracowałam od 1 marca 2022 r. Proszę o wpisanie prawidłowej daty rozpoczęcia zatrudnienia.

W ust. 6 pkt 2 wpisano urlop wypoczynkowy wykorzystany w 2026 r. w wymiarze 15 dni. W 2026 r. wykorzystałam 18 dni urlopu, co potwierdzają moje wnioski urlopowe z lutego, lipca i września 2026 r.

Proszę o wydanie nowego świadectwa pracy z prawidłowymi danymi. Mogę je odebrać osobiście albo otrzymać pocztą na adres podany powyżej.

Z poważaniem

Agnieszka Lewandowska (własnoręczny podpis)

• Konkretnie. Wskaż punkt świadectwa, co w nim wpisano, co powinno być i na jakiej podstawie (umowa, aneks, wnioski urlopowe).
• Z dowodem daty. Przepis nie narzuca formy wniosku. Złóż go osobiście za potwierdzeniem odbioru, listem poleconym albo e-mailem do kadr, który zachowasz.
• Nowe świadectwo, nie poprawki. Sprostowanie polega na wydaniu nowego świadectwa; poprzednie pracodawca usuwa z akt (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Świadectwo pracy dotyczy stosunku pracy, więc po umowie zlecenia, umowie o dzieło czy współpracy B2B go nie dostaniesz. Od 1 stycznia 2026 r. do okresu zatrudnienia wlicza się jednak okresy umowy zlecenia, w których podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 302¹ § 2). Potwierdza je zaświadczenie z ZUS, o które wnioskujesz elektronicznie przez profil na platformie ZUS (art. 302¹ § 12 i art. 302²). Jak zakończyć taką umowę, opisuje strona wypowiedzenie umowy zlecenia.

• Nie dołączaj go do aplikacji, chyba że ogłoszenie o to prosi. Rekruter czyta przebieg zatrudnienia w CV; świadectwa przydadzą się kadrom po zatrudnieniu, np. do ustalenia wymiaru urlopu.
• Daty w CV zgodne ze świadectwami. Miesiąc i rok rozpoczęcia i końca, nazwa stanowiska: rozbieżności łatwo wychwycić, gdy kadry porównają CV ze świadectwami.
• Kilka umów u jednego pracodawcy możesz w CV połączyć w jedno doświadczenie, jeśli stanowisko się nie zmieniło.

Jeśli dopiero odchodzisz z pracy, zacznij od wypowiedzenia umowy o pracę: we wzorze jest już prośba o wydanie świadectwa w dniu odejścia. Ta strona streszcza ogólne zasady i nie zastępuje porady prawnej; bezpłatnie pomaga Państwowa Inspekcja Pracy.