Wzory pism w sprawach pracy

W pracy piszesz niewiele pism formalnych, ale w kilku z nich forma i termin decydują o tym, czy pismo w ogóle działa. Wypowiedzenie umowy o pracę musi być na piśmie i ma okres liczony co do dnia, a na sprostowanie świadectwa pracy masz tylko 14 dni. Tabela zbiera najważniejsze wzory pism i zasady z Kodeksu pracy:

Wypowiedzenie, podanie czy wniosek do kadr: polskie pismo formalne ma prawie zawsze ten sam układ. Od góry strony:

1. Miejscowość i data, w prawym górnym rogu: „Kraków, 9 listopada 2026 r.”.
2. Nadawca, po lewej: imię i nazwisko, adres, e-mail i telefon.
3. Adresat, po prawej, niżej: pełna nazwa firmy (z „sp. z o.o.” lub „S.A.”), dział lub osoba, adres.
4. Tytuł na środku, jednym lub kilkoma słowami: „Wypowiedzenie umowy o pracę”, „Podanie o pracę”, „Wniosek o...”.
5. Zwrot grzecznościowy: „Szanowna Pani,” lub „Szanowny Panie,”; bez nazwiska „Szanowni Państwo,”. Pisma takie jak wypowiedzenie często go pomijają i zaczynają od razu od treści.
6. Treść: jedna myśl w akapicie, decyzja lub prośba w pierwszym zdaniu („Niniejszym wypowiadam...”, „Zwracam się z prośbą...”).
7. Zakończenie: „Z poważaniem” to najbezpieczniejsza formuła.
8. Podpis odręczny nad imieniem i nazwiskiem.

Jedna strona prawie zawsze wystarczy. Zachowaj neutralny ton, nawet jeśli jesteś zdenerwowany: pismo trafia do akt osobowych i po miesiącach może je czytać ktoś, kto nie zna sprawy. Jeśli bierzesz wzór z internetu, sprawdź jego datę i porównaj okresy oraz numery artykułów z aktualnym tekstem Kodeksu pracy: stare wzory wciąż krążą.

Sposób złożenia jest tak samo ważny jak treść, bo decyduje o tym, co później udowodnisz. Pismo jest złożone, gdy dotarło do pracodawcy tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego), i od tego dnia liczy się na przykład okres wypowiedzenia.

• Osobiście: dwa egzemplarze, na Twoim pracodawca wpisuje datę odbioru i podpis. To najprostszy dowód.
• Listem poleconym za potwierdzeniem odbioru: potwierdzenie pokazuje dzień doręczenia.
• E-mailem: wystarczy do zwykłych spraw i do uprzedzenia przełożonego. Tam, gdzie Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, liczy się podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny (art. 78 i 78¹ Kodeksu cywilnego); zwykły e-mail ze skanem tego nie zastępuje.

Żeby odejść z pracy, nie musisz podawać przyczyny, ale wypowiedzenie musi być na piśmie i z zachowaniem okresu z art. 36 Kodeksu pracy: 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc od 6 miesięcy, 3 miesiące od 3 lat, tak samo przy umowie na czas określony i nieokreślony. Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach w ostatnim dniu miesiąca.

• Gotowy wzór do skopiowania, z obliczonymi datami, wariantami dla umowy na czas określony, nieokreślony i na okres próbny, rozwiązaniem bez wypowiedzenia i tym, co dzieje się z urlopem, świadectwem pracy i zasiłkiem: na stronie wypowiedzenie umowy o pracę.
• Jeśli zmienisz zdanie, ta sama strona pokazuje, jak poprosić pracodawcę o zgodę na cofnięcie wypowiedzenia.

Do pracodawcy, który nie prowadzi rekrutacji, piszesz podanie o pracę: krótką, formalną prośbę o zatrudnienie. Na ogłoszenie odpowiadasz listem motywacyjnym; gotowe przykłady są w dziale wzory listów motywacyjnych, a krok po kroku prowadzi poradnik jak napisać list motywacyjny. Jeśli wolisz zacząć od szkicu, generator listów motywacyjnych Kandiq pisze go na podstawie ogłoszenia i Twojego CV, a Ty zmieniasz każde zdanie przed pobraniem. Nie pisze wypowiedzeń ani podań: na nie masz wzory pism z tego działu.