Jak napisać list motywacyjny

List motywacyjny towarzyszy CV. CV mówi, co już zrobiłeś; list wyjaśnia, dlaczego chcesz tej konkretnej pracy w tej konkretnej firmie i co możesz jej dać. To nie jest streszczenie życiorysu: wybierasz dwa lub trzy elementy swojej drogi zawodowej i łączysz je z tym, czego szuka pracodawca.

Zielona Linia, serwis Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, nazywa list rozwinięciem życiorysu zawodowego: ma pokazać Twoje najlepsze strony, uzasadnić, dlaczego ubiegasz się o pracę właśnie w tej firmie i na tym stanowisku, i dać znać, że wiesz, czym firma się zajmuje. Nawet gdy ogłoszenie nie wymaga listu, dobrze napisany tekst odróżnia Twoją aplikację od innych.

Oto jak napisać list motywacyjny w kolejności, w jakiej rzeczywiście to robisz. Każdy krok jest opisany niżej, razem z przykładami fragmentów listu motywacyjnego.

1. Przeczytaj ogłoszenie i zaznacz obowiązki, wymagania i numer referencyjny.
2. Dowiedz się czegoś o firmie: produkty, klienci, oddziały, ostatnie informacje.
3. Napisz nagłówek: miejscowość i datę, swoje dane, dane adresata i temat.
4. Wybierz zwrot grzecznościowy, najlepiej do konkretnej osoby.
5. Napisz wstęp, czyli zdanie, od którego zależy, czy reszta zostanie przeczytana.
6. Napisz rozwinięcie: dwa lub trzy atuty, każdy z dowodem, i powód, dla którego wybierasz tę firmę.
7. Zakończ prośbą o rozmowę, przeczytaj całość jeszcze raz i wyślij list w PDF.

Zielona Linia radzi zwracać się do konkretnej osoby, a nie do działu kadr. Jeśli ogłoszenie nikogo nie wymienia, poszukaj nazwiska na stronie firmy albo na LinkedInie. Gdy go nie znajdziesz, napisz „Szanowni Państwo,”: to lepsze niż zmyślone nazwisko. Nigdy nie zaczynaj od „Witam”. Po przecinku w zwrocie grzecznościowym tekst zaczyna się małą literą.

Pierwszy akapit mówi, na jakie stanowisko aplikujesz, gdzie znalazłeś ogłoszenie i dlaczego piszesz właśnie do tej firmy. Wystarczą dwa, trzy zdania. W ogłoszeniu z Biuletynu Służby Cywilnej podaj jego numer, jak przypomina Zielona Linia.

Pierwsza wersja nie dodaje nic do tematu. Druga w dwóch zdaniach podaje fakt o firmie, fakt o kandydacie i związek między nimi.

W rozwinięciu udowadniasz, że poradzisz sobie z pracą. Wybierz dwa lub trzy atuty spośród wymagań z ogłoszenia i każdy poprzyj faktem: liczbą, okresem, wynikiem. Zielona Linia podaje dobry przykład: zamiast „mam doświadczenie w zarządzaniu” napisz „zarządzałem 10-osobową grupą”.

• Zamiast „jestem dobrze zorganizowany”: „codziennie kompletuję około 80 zamówień i prowadzę inwentaryzację dwóch alejek”.
• Zamiast „jestem osobą komunikatywną”: „uzgadniam terminy z przewoźnikami i telefonicznie rozwiązuję opóźnione dostawy”.
• Zamiast „szybko się uczę”: „po trzech miesiącach przełożony powierzył mi szkolenie nowych osób z obsługi systemu WMS”.

Potem napisz, dlaczego właśnie ta firma: projekt, produkt, sposób pracy. Jeśli nie spełniasz któregoś wymagania, Zielona Linia radzi zadeklarować chęć zdobycia brakujących umiejętności zamiast to przemilczać. Jak nazwać swoje kompetencje, wyjaśnia poradnik o umiejętnościach w CV.

Ostatni akapit mówi, co ma się wydarzyć teraz: rozmowa kwalifikacyjna, także online. Podaj, od kiedy możesz zacząć, jeśli to ważne, i podziękuj za uwagę. Jedno lub dwa zdania. Sprawy finansowe zostaw na rozmowę.

Na liście wysłanym na papierze składasz własnoręczny podpis i pod nim wymieniasz załączniki, na przykład „Załącznik: CV”. W liście wysłanym e-mailem wystarczy imię i nazwisko.

Na treść listu motywacyjnego masz jedną stronę A4, nigdy więcej: tak radzi Zielona Linia i biura karier uczelni. Ocena listu w Kandiq mierzy treść od 900 do 2600 znaków i od trzech do pięciu akapitów: poniżej list nie dodaje nic do CV, powyżej przechodzi na drugą stronę i nie zostanie przeczytany do końca.

• Czcionka: prosta i czytelna, ta sama co w CV. Bez znaków wodnych i pochyłego pisma, jak radzi Zielona Linia.
• Akapity: krótkie, oddzielone pustą linią, jeden temat w każdym.
• Ton: formalny i uprzejmy, w formie „Państwo” („Państwa firma”, „Państwa zespół”), ale prosty.
• Plik: PDF, żeby układ się nie przesunął.

Gdy formularz ma limit znaków albo list idzie w treści e-maila, wystarczy wersja na pół strony: zobacz krótki list motywacyjny z gotowym wzorem.

• „Jestem osobą dynamiczną, komunikatywną i odporną na stres”: opisz sytuację, która to pokazuje.
• „Posiadam umiejętność pracy w zespole”: napisz, w jakim zespole i co w nim robiłeś.
• „Jestem szczególnie zainteresowany podjęciem pracy w tak znanej i renomowanej firmie jak Państwa”: to zdanie Zielona Linia podaje jako przykład oklepanego. Wymień konkretny projekt albo produkt.
• „Państwa firma to lider rynku”: podaj fakt, który Cię przekonał.
• „Od najmłodszych lat interesuję się…”: zacznij od tego, co robisz dziś.

Druga prosta zasada: nie zaczynaj każdego zdania od „jestem”, „posiadam” czy „chciałbym”. Co drugie zdanie powinno mówić o firmie i o tym, czego potrzebuje.

Bez doświadczenia zawodowego dowody pochodzą ze szkoły lub studiów, praktyk, pracy wakacyjnej, wolontariatu i projektów. Pisz o tym, czego się nauczyłeś i co już umiesz zrobić, bez przesady. Gdy piszesz do firmy bez ogłoszenia, list musi sam podać powód kontaktu i nazwać stanowisko, o które się ubiegasz: taki list nazywa się czasem listem intencyjnym.

W naborze do urzędu ogłoszenie zwykle precyzyjnie wymienia wymagania i dokumenty, a list odnosi się do nich punkt po punkcie: zobacz list motywacyjny do urzędu. Do firmy zagranicznej piszesz inaczej, bez polskiego nagłówka i z innymi formułami: wzór jest na stronie list motywacyjny po angielsku. A jeśli pracodawca prosi o podanie o pracę, to inny, krótszy dokument. Gotowe listy do dopasowania znajdziesz we wzorach listów motywacyjnych.

W e-mailu załącz CV i list w PDF, a w treści wiadomości napisz dwa, trzy zdania: na jakie stanowisko aplikujesz i że dokumenty są w załączniku. W temacie podaj nazwę stanowiska, numer referencyjny i swoje imię i nazwisko. Wiele formularzy na portalach z ofertami ma zamiast załącznika pole tekstowe: wklej tam krótszą wersję listu, bez nagłówka.

Klauzula RODO trafia zwykle na dół CV. Jeśli ogłoszenie wymaga jej we wszystkich dokumentach, dodaj ją także pod listem; jej treść i aktualną formę opisuje poradnik o klauzuli RODO.

Tekst od AI może być dobrą pierwszą wersją pod jednym warunkiem: że powstał na podstawie całego ogłoszenia i Twojego prawdziwego CV, a Ty przeczytasz go zdanie po zdaniu. Na rozmowie rekruter zapyta o każdą linijkę.

• Daj AI całe ogłoszenie i swoje CV, a nie tylko nazwę stanowiska.
• Usuń każdą liczbę i każde doświadczenie, którego nie potrafisz udowodnić.
• Zamień słowa, których nigdy nie użyłbyś w rozmowie.
• Przeczytaj list na głos: czy brzmi jak Ty?

Kandiq stosuje tę metodę w edytorze. Możesz pisać sam, z podglądem strony A4 i oceną obok, albo zlecić pierwszą wersję na podstawie całego ogłoszenia i Twojego CV. Fakty o Tobie pochodzą wyłącznie z CV: gdy czegoś brakuje, w tekście zostaje znacznik „[do uzupełnienia]” zamiast zmyślonej liczby.

• Ocena bez AI, 11 testów: temat, nazwa firmy w treści, długość, liczba akapitów, sformułowania z ogłoszenia, co najmniej jedna liczba, puste frazesy, zdania zaczynające się od „ja”, dane kontaktowe, miejscowość i data, pozostawione znaczniki.
• Spójny z CV: ten sam kolor akcentu i ten sam krój pisma, układy zaprojektowane dla listu.
• Jeden list na jedno ogłoszenie: duplikujesz poprzedni i wklejasz nowe ogłoszenie.
• PDF albo Word: płacisz tylko za pobranie.

Narzędzie opisuje strona generatora listów motywacyjnych.