Modèles de lettres professionnelles

Au fil d'une vie professionnelle, un salarié ou un candidat écrit surtout six types de courriers, dans des situations très différentes. Trois engagent une décision et méritent une trace datée : la démission, la rupture conventionnelle, la demande de congés. Trois accompagnent une recherche d'emploi et partent le plus souvent par e-mail : la relance après une candidature, le remerciement après un entretien, la lettre de recommandation.

Les modèles de documents du Code du travail numérique, le site officiel du ministère, suivent la même trame. Reprenez-la pour écrire tout courrier qui engage :

1. Vos coordonnées : nom, adresse postale, téléphone, e-mail.
2. Le destinataire : l'entreprise, puis la personne et sa fonction (service des ressources humaines, responsable d'équipe).
3. Le mode d'envoi : « Lettre recommandée avec accusé de réception n° ... » ou « Lettre remise en main propre contre décharge ».
4. La ville et la date : « Lyon, le 4 janvier 2027 ».
5. L'objet : la première ligne lue, qui résume le courrier, comme « Objet : notification de démission ».
6. La formule d'appel : « Madame, Monsieur, » si vous ne savez pas à qui vous écrivez, sinon « Madame » ou « Monsieur » seul.
7. Le corps : un fait par paragraphe, sans reproche ni justification inutile.
8. La formule de politesse, puis la signature : « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »

La mise en page d'une lettre formelle ne cherche pas à plaire, elle doit se lire vite : une seule page, une police sobre, des paragraphes séparés par une ligne vide. Dès que vous connaissez le nom de la personne, il remplace « Madame, Monsieur », et la formule de politesse reprend la même formule d'appel.

Par e-mail, la même trame se resserre : l'objet du courrier devient l'objet du message, « Bonjour Madame Durand » remplace la formule d'appel, « Bien cordialement » la formule finale. Si la lettre doit être signée, joignez-la en PDF et écrivez deux lignes dans le corps du message.

Le mode d'envoi compte autant que le texte, car c'est lui qui fait la preuve :

• Recommandé avec accusé de réception : l'accusé date la remise. À choisir si le dialogue est difficile ou si votre responsable est loin.
• En main propre contre décharge : deux exemplaires, le destinataire date et signe le vôtre.
• Par e-mail : suffisant pour une relance, un remerciement ou une demande de congés, moins solide comme preuve pour une démission.

La loi n'impose aucune procédure pour notifier une démission : selon service-public.fr, vous pouvez l'annoncer oralement ou par écrit. L'écrit reste préférable pour éviter tout litige, en recommandé ou remis en main propre contre décharge.

• Une volonté claire et non équivoque : écrivez « je vous informe de ma démission », pas « j'envisage de partir ».
• Aucun motif obligatoire : vous n'avez pas à justifier votre départ.
• Pas de refus possible : la démission est un droit du salarié, y compris pendant un arrêt maladie ou un congé parental.
• Pas de retour en arrière : une démission claire est définitive, et vous ne pouvez vous rétracter que si l'entreprise l'accepte.
• Une convention collective peut exiger une lettre : l'oublier ne remet pas pour autant votre décision en cause.

Le préavis vient rarement de la loi, qui n'en fixe pas la longueur : il est le plus souvent prévu par la convention ou l'accord collectif, parfois par votre contrat, à défaut par les usages de la profession. Vous pouvez demander à en être dispensé ; si la direction accepte, faites-le confirmer par écrit, et sachez que l'indemnité compensatrice de préavis n'est alors pas due.

Pour rédiger la lettre, service-public.fr propose une lettre de démission type, gratuite, à compléter en ligne, puis à télécharger en PDF, imprimer et signer. Celle du ministère prévoit deux options, effectuer le préavis ou négocier un départ anticipé, et demande que les documents de sortie soient tenus à disposition : certificat, reçu pour solde de tout compte, attestation France Travail.

Un exemple complet de lettre de rupture conventionnelle se copie d'un clic dans notre rubrique. La demande peut être orale, mais l'écrire date votre démarche : la lettre propose un entretien, sans imposer ni date de départ ni montant, et se remet en main propre contre décharge ou part en recommandé.

Personne ne peut imposer une rupture conventionnelle. La suite se joue dans la convention, signée par les deux parties, qui fixe les conditions du départ : 15 jours calendaires pour se rétracter, puis la demande d'homologation à l'administration, une formalité administrative qui a ses propres délais : 15 jours ouvrables d'instruction. Avant de vous lancer, lisez notre article sur la rupture conventionnelle et le chômage.

Les dates de départ en congés sont fixées par la convention ou l'accord collectif, à défaut par la direction après avis du comité social et économique (CSE), s'il en existe un. Qu'il travaille à temps plein ou à temps partiel, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif. Vous informez votre responsable des dates que vous souhaitez ; il peut les refuser, et vous partez alors à une autre date. Une fois accordées, elles ne peuvent plus être changées moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles (service-public.fr).

Si l'entreprise a un outil de gestion des absences, passez par lui. Sinon, un e-mail rapide suffit, envoyé assez tôt pour pouvoir organiser l'équipe :

Si vos congés ne vous sont jamais accordés, le ministère publie une lettre de réclamation de congés payés, à adresser en recommandé ou à remettre en main propre.

Une bonne relance rappelle votre candidature sans la répéter, et reste rapide à lire. Laissez aux services de recrutement le temps de trier les dossiers : si l'offre d'emploi donne une date de clôture, attendez qu'elle soit passée, puis, faute de réponse, relancez. Une seule relance par emploi visé suffit ; pour un appel téléphonique, préparez deux phrases, l'une sur l'offre, l'autre sur ce que vous apportez.

Si la candidature n'est pas encore partie, commencez par la lettre qui l'accompagne : nos exemples de lettre de motivation et nos conseils de rédaction en donnent la structure ; pour aller plus vite, voir l'outil de lettre de Kandiq et sa rédaction par l'IA.

Le remerciement n'est pas attendu partout, mais il prolonge l'entretien. Envoyez-le rapidement, le jour même ou le lendemain, à la personne qui vous a reçu ou au service recrutement. Trois ou quatre lignes suffisent : un merci, un point précis de l'échange, votre intérêt confirmé. Inutile de revenir sur vos réponses ou de réclamer une décision rapide.

Un e-mail prêt à envoyer ne remplace pas la préparation : voir nos articles sur l'entretien d'embauche, des questions fréquentes aux prétentions salariales.

Le certificat de travail, lui, est obligatoire : l'entreprise le remet à la fin de tout contrat, quel que soit le mode de rupture. Ses mentions obligatoires sont vos dates d'entrée et de sortie, les emplois occupés et leurs périodes, et le maintien gratuit de la couverture santé et prévoyance. C'est un document quérable, tenu à votre disposition plutôt qu'envoyé (service-public.fr). S'il ne vous est pas remis, une lettre de réclamation des documents de fin de contrat sert à le demander.

La lettre de recommandation se demande à un ancien responsable, qui accepte ou non, et accompagne une candidature à un nouvel emploi. Elle pèse par ses faits, pas par ses adjectifs :

• qui écrit, à quel titre, et pendant combien de temps vous avez été dans la même équipe ;
• deux ou trois réalisations précises, chiffrées si possible ;
• une phrase de recommandation sans réserve ;
• les coordonnées de l'auteur, pour qu'un recruteur puisse le joindre.

Cette page s'en tient aux courriers du salarié et du candidat. Pour les démarches administratives de la vie quotidienne, service-public.fr en recense 326, gratuits (relevé d'octobre 2026). Parmi les plus consultés : l'attestation sur l'honneur, la lettre de démission et la déclaration de concubinage. On y trouve aussi :

• Lettre de résiliation : contrat d'assurance, abonnement téléphonique ou internet, carte de crédit, compromis de vente d'un achat immobilier, et relevé d'information après la résiliation d'une assurance auto.
• Contestation : facture de téléphonie, opération sur un relevé de compte, augmentation de loyer ou du prix d'une construction.
• Banque, assurance et consommation : rétractation d'un crédit à la consommation, fin d'une autorisation de prélèvement, saisine du médiateur bancaire ou du médiateur en assurances.
• Mise en demeure : convocation d'une assemblée générale de copropriétaires, ou annulation d'une commande non livrée après une mise en demeure.

La trame reste la même. Pour une résiliation ou une contestation, placez votre numéro de client ou de dossier sous l'objet, datez les faits, dites précisément ce que vous demandez (un remboursement, la fin d'un abonnement, une réponse écrite) et joignez les pièces utiles : facture, bon de commande, échanges précédents. Gardez la preuve de l'envoi, en recommandé dès qu'une date limite compte.

Côté salarié, le site du ministère propose aussi la rupture de la période d'essai, la réclamation d'heures supplémentaires ou la demande de paiement de salaire. Chacun est à personnaliser et peut évoluer avec la réglementation : vérifiez sa date de mise à jour avant toute utilisation.