Lettre de motivation secrétaire : exemple et conseils pour chaque poste

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Exemple

Julie Lambert

14 rue de Paris, 35000 Rennes

julie.lambert@example.com

06 12 34 56 78

Cabinet Varenne Architectes

À l'attention de Mme Varenne, architecte associée

Rennes, le 2 novembre 2026

Objet : candidature au poste de secrétaire polyvalente, CDI à temps plein

Madame,

Votre offre de secrétaire polyvalente, publiée sur France Travail, évoque l'ouverture de votre seconde agence à Vitré et le suivi d'une quarantaine de chantiers par an. Tenir l'agenda de deux sites, répondre aux clients des deux villes et garder les dossiers à jour : c'est ce travail d'organisation que je souhaite prendre en charge à vos côtés.

Secrétaire standardiste depuis trois ans dans une entreprise de transport de 80 salariés, je réponds chaque jour à environ 70 appels, j'accueille les visiteurs et je tiens l'agenda du directeur et de deux responsables d'exploitation. Je rédige les courriers et les comptes rendus des réunions hebdomadaires. J'ai aussi créé un tableau de suivi des contrats des prestataires, qui nous a évité deux reconductions non souhaitées l'an dernier. Titulaire du BTS support à l'action managériale, je travaille chaque jour sur Word, Excel et Outlook.

Rejoindre une agence de douze personnes me permettrait d'élargir mes missions, en particulier au suivi administratif des permis de construire et à la facturation. Je suis disponible à partir du 4 janvier 2027. Je serais heureuse de vous présenter mon parcours lors d'un entretien, à la date qui vous conviendra.

Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes salutations distinguées.

Julie Lambert

Cette lettre de motivation secrétaire répond à une offre d'emploi. Le premier paragraphe parle du cabinet (sa seconde agence, son volume de chantiers), le deuxième prouve l'accueil, l'agenda et l'écrit par des faits, le troisième dit ce que la candidate veut apprendre et quand elle peut commencer. Les paragraphes types plus bas montrent comment présenter un autre parcours pour un autre poste.

Pour utiliser ce modèle de lettre, remplacez le nom de l'employeur, le fait cité sur lui, vos missions et vos chiffres. Gardez l'ordre : un recruteur lit d'abord pourquoi vous lui écrivez, ensuite ce que vous savez faire. Le bouton « Copier la lettre » reprend le texte. Une lettre de motivation écrite dans Kandiq se télécharge en PDF ou en Word avec l'abonnement.

1. Lire l'annonce et relever l'intitulé exact, le contrat, les logiciels et les tâches citées (standard, agenda, facturation).
2. Se renseigner sur l'employeur : son activité, sa taille, un projet récent. Un cabinet d'avocats, une PME du bâtiment et un lycée n'attendent pas la même secrétaire.
3. Choisir deux ou trois preuves dans votre parcours, avec un chiffre chacune.
4. Écrire les trois paragraphes : l'employeur, vous, la suite.
5. Relire à voix haute, puis faire relire : dans ce métier, une faute dans la lettre pèse plus lourd qu'ailleurs.

Selon Onisep, la secrétaire doit s'exprimer avec aisance à l'écrit comme à l'oral, et ses qualités sont l'organisation, la méthode, la discrétion, la courtoisie et l'autonomie. Votre lettre en est la première démonstration. Le recruteur y cherche :

• Une lettre sans faute, bien présentée, qui tient sur une page : il imagine vos futurs courriers.
• Des tâches précises : accueil, standard, agendas, courrier, réunions, facturation, classement.
• Votre façon de gérer les priorités : plusieurs personnes à servir, des urgences, des interruptions.
• Votre discrétion : dossiers du personnel, clients, actes, informations sensibles.
• Vos logiciels et vos langues, surtout pour une grande entreprise ou un cabinet d'affaires.

Onisep note aussi que les effectifs du secrétariat reculent et que les diplômés sont nombreux : une lettre de motivation pour un poste de secrétaire qui parle vraiment de l'employeur se remarque d'autant plus.

En haut à gauche : vos nom et prénom, votre adresse, votre e-mail et votre téléphone. À droite : l'employeur, le destinataire, la ville et la date. Puis l'objet, la formule d'appel (« Madame, Monsieur, » si vous ne connaissez pas le nom du destinataire) et trois paragraphes.

1. L'employeur : l'offre à laquelle vous répondez, ce que vous savez de lui, et le poste visé.
2. Vous : votre expérience ou votre formation, deux ou trois compétences utiles au poste et la preuve de chacune.
3. La suite : votre date de disponibilité, la demande d'entretien, puis la formule de politesse.

L'objet tient sur une ligne : « Objet : candidature au poste de » suivi de l'intitulé exact, puis le contrat ou la référence de l'annonce. Pour une demande sans offre, écrivez « candidature spontanée ».

La première phrase parle de l'employeur ou du poste, pas de vous. Oubliez « Je me permets de vous adresser ma candidature » : le recruteur le voit déjà.

« Organisée, rigoureuse, discrète » se lit dans presque toutes les lettres de secrétaire. Remplacez chaque adjectif par un fait que le recruteur peut vérifier en entretien. Le tableau donne une idée de ce que cherche chaque poste.

En PME, vous serez souvent la seule secrétaire : l'employeur veut savoir que vous tiendrez seule l'accueil, le courrier, l'agenda et une partie de la gestion. Montrez l'étendue de vos tâches et votre capacité à passer de l'une à l'autre.

Onisep décrit l'assistante de direction comme la collaboratrice qui gère l'emploi du temps du dirigeant, ses déplacements et ses repas d'affaires, prépare les réunions et les séminaires et rédige les comptes rendus. La fiche ajoute que les compétences juridiques, commerciales ou financières sont recherchées. Votre paragraphe dit qui vous assistez, à quel niveau, et dans quelles langues.

En cabinet ou en étude, l'enjeu est la rigueur des délais et la confidentialité. Citez les domaines du cabinet, le nombre d'avocats ou de notaires assistés, les actes que vous préparez et votre rôle dans le suivi des échéances. Si vous visez plutôt un poste de juriste, la candidature est différente : voyez notre exemple de CV juriste.

Le poste mêle le secrétariat et la comptabilité courante : saisie, factures, rapprochements bancaires, parfois la préparation de la paie. Nommez votre logiciel, donnez un volume et, si vous l'avez, citez le titre professionnel secrétaire comptable.

Les postes de secrétariat de la fonction publique sont souvent ouverts aux adjoints administratifs, fonctionnaires de catégorie C recrutés sur concours. Onisep précise que les ministères, les collectivités et les établissements publics recrutent aussi sur dossier, par France Travail, parfois en CDD : la lettre compte alors autant que dans le privé. Montrez le sens du service public, l'accueil d'un public varié et la rigueur des procédures. Notre lettre de motivation pour une mairie détaille ce cas.

Cabinet médical, centre de santé, hôpital : le secrétariat médical demande la terminologie, les logiciels de prise de rendez-vous et le secret médical. Il a sa page : notre lettre de motivation de secrétaire médicale.

Sans annonce, c'est à vous de montrer le besoin : une entreprise qui grandit, un nouveau site, une activité saisonnière, un départ en retraite. Adressez la lettre à la direction ou au responsable du service, nommément si possible, et proposez un remplacement ou un temps partiel si c'est votre cas. Suivez la méthode de notre lettre de candidature spontanée.

Pour un premier poste, un stage ou une reconversion, appuyez-vous sur votre formation et sur des preuves prises ailleurs :

• Votre diplôme : bac pro AGOrA, BTS support à l'action managériale, titre professionnel secrétaire assistant. Citez son intitulé complet.
• Vos stages : l'employeur, les tâches, un volume (appels, courriers, dossiers).
• Un emploi précédent : la caisse, la vente, l'accueil, les commandes fournisseurs montrent le contact avec le public et la rigueur.
• Un engagement : secrétaire d'une association ou d'un club, avec ce que vous y faites.

Pour un stage de formation, voyez aussi notre lettre de motivation de stage, et pour une poursuite d'études, la lettre de motivation pour un BTS.

Joignez la lettre et le CV en PDF, chacun bien nommé, et écrivez quatre ou cinq lignes dans le corps du message. L'objet de l'e-mail reprend celui de la lettre.

Une lettre de motivation secrétaire tient sur une page au plus, souvent les trois quarts : de 200 à 300 mots dans le corps suffisent. Même police que le CV, marges régulières, paragraphes alignés : votre lettre est un échantillon de votre mise en page. Voyez notre guide de la présentation d'une lettre de motivation et celui de la structure d'une lettre.

Pour finir : « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. » Si vous connaissez le nom du destinataire, écrivez seulement « Madame » ou « Monsieur ». D'autres exemples dans notre guide de la formule de politesse.

• Laisser une faute, une coquille dans le nom de l'employeur ou un mauvais alignement.
• Envoyer la même lettre partout en changeant seulement le nom.
• Aligner des qualités (« organisée, rigoureuse, discrète ») sans un fait.
• Raconter tout son parcours au lieu de deux expériences choisies.
• Oublier l'intitulé exact du poste ou sa date de disponibilité.

Après l'envoi, préparez l'entretien avec notre liste des questions d'entretien d'embauche et notre méthode pour se présenter en entretien.