CV secrétaire : exemple et conseils pour chaque poste

Exemple de CV

Exemple

Sophie Morel

Secrétaire polyvalente

sophie.morel@example.com · 06 12 34 56 78 · 44000 Nantes

Profil

Secrétaire polyvalente, 5 ans d'expérience en PME du bâtiment puis en cabinet d'architectes. Accueil, standard de 60 appels par jour, agendas de 4 associés, devis et factures. Pack Office, frappe à 55 mots par minute, anglais B2.

Expériences professionnelles

Secrétaire polyvalente

mars 2023 - aujourd'hui

Cabinet d'architectes, 12 salariés · Nantes · CDI

• Accueil des clients et standard : environ 60 appels par jour, filtrés et transmis aux 4 associés.
• Tenue des agendas des associés et organisation de 15 à 20 rendez-vous de chantier par mois.
• Mise en forme des comptes rendus de réunion, envoyés le jour même aux maîtres d'ouvrage.
• Saisie des devis et des factures, relance des impayés : délai moyen de paiement passé de 52 à 38 jours.
• Classement et numérisation des dossiers de permis de construire, retrouvés en moins de 2 minutes.

Secrétaire administrative

septembre 2021 - février 2023

Entreprise de maçonnerie, 35 salariés · Saint-Nazaire · CDI

• Gestion du courrier entrant et sortant, environ 40 plis par jour, et de la boîte mail générale.
• Préparation des dossiers d'appels d'offres publics : pièces administratives, mise en page, dépôt.
• Commandes de fournitures de bureau et suivi des contrats des prestataires.

Secrétaire en mission d'intérim

juillet 2020 - août 2021

Agence d'intérim, missions en entreprise · Nantes · Intérim

• 6 missions de 2 à 10 semaines : standard, accueil, saisie, remplacement de congés.
• Prise en main d'un nouveau logiciel de gestion à chaque mission, en moins d'une journée.

Formation

BTS support à l'action managériale

septembre 2018 - juin 2020

Lycée public · Nantes

Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

septembre 2015 - juin 2018

Lycée professionnel · Saint-Nazaire

Compétences

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion d'agendas et de rendez-vous
• Rédaction et mise en forme de courriers
• Devis, factures, relances
• Word, Excel, Outlook, Teams
• Frappe rapide (55 mots par minute)
• Classement et archivage numérique

Langues

• Français · langue maternelle
• Anglais · B2 · courant

Centres d'intérêt

• Secrétaire bénévole d'un club de handball (comptes rendus, adhésions)
• Couture

Ce CV de secrétaire est celui d'une secrétaire polyvalente passée par l'intérim, une entreprise du bâtiment, puis un cabinet d'architectes. Chaque ligne dit une tâche et un ordre de grandeur : un nombre d'appels, d'agendas, de courriers, un délai. Le recruteur voit en quelques secondes ce que la candidate sait faire seule. Comme nos autres exemples, il utilise un vrai modèle Kandiq, ici le modèle « Pastille » : une colonne, des titres soulignés, les compétences rangées en pastilles. Partez du même modèle de CV et remplacez les informations par les vôtres.

Selon Onisep, tout transite par le bureau de la secrétaire : accueil des visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement, saisie, et de plus en plus l'organisation des réunions, des déplacements et des salons. Le poste change beaucoup d'un employeur à l'autre : un notaire, un architecte, un cabinet d'avocats, une PME, un lycée. Votre CV secrétaire doit donc montrer cinq choses :

• L'accueil : physique et téléphonique, avec le volume d'appels ou de visiteurs.
• L'organisation : agendas tenus, réunions et déplacements préparés, priorités gérées.
• L'écrit : courriers, comptes rendus, mise en forme de documents, orthographe.
• Les outils : traitement de texte, tableur, messagerie, logiciel de gestion de l'entreprise.
• La discrétion : dossiers confidentiels, informations sur les clients ou les salariés.

Onisep cite aussi l'anglais, « vraiment indispensable » dans une grande entreprise ou un cabinet d'affaires, et l'écriture rapide. Indiquez votre niveau d'anglais et, si vous la connaissez, votre vitesse de frappe.

Une secrétaire range les documents des autres : son CV doit être le plus facile à lire de la pile. Gardez cet ordre, sauf si vous débutez, auquel cas la formation passe avant l'expérience.

1. L'en-tête : prénom, nom, intitulé du poste visé, téléphone, e-mail, ville.
2. L'accroche : trois lignes avec votre poste, vos années d'expérience, vos points forts.
3. L'expérience professionnelle, de la plus récente à la plus ancienne, avec l'employeur, la ville, les dates et vos missions.
4. La formation : diplôme, établissement, année.
5. Les compétences et les logiciels.
6. Les langues, avec un niveau vérifiable (B1, B2, C1).
7. Les centres d'intérêt, seulement s'ils disent quelque chose d'utile au poste.

Le titre reprend l'intitulé exact de l'annonce : « Secrétaire polyvalente », « Secrétaire de direction », « Secrétaire standardiste », « Secrétaire comptable ». Un recruteur qui cherche une secrétaire juridique doit lire « secrétaire juridique » en haut de la page. Voyez notre guide du titre de CV, puis écrivez l'accroche en trois lignes. Quatre exemples de phrase d'accroche :

« Accueil, standard, courrier » se lit sur tous les CV de secrétaire. Ce qui vous distingue, c'est le volume, le contexte et le résultat. Pour chaque poste, cherchez un chiffre :

• le nombre d'appels, de visiteurs ou de plis traités par jour ;
• le nombre de personnes dont vous tenez l'agenda ;
• le nombre de réunions, de déplacements ou d'événements organisés ;
• un délai gagné : facturation, réponse au courrier, mise à jour des dossiers ;
• la taille de l'entreprise ou du service : effectif, nombre de sites.

Commencez chaque ligne par un verbe d'action précis :

• accueillir, orienter, filtrer, renseigner ;
• organiser, planifier, coordonner, réserver ;
• rédiger, mettre en forme, saisir, classer, archiver.

Pour la méthode complète, voyez notre guide de l'expérience professionnelle. Si vous avez enchaîné des missions courtes, regroupez-les sous une seule ligne « missions d'intérim », comme dans l'exemple : Onisep note que les premières années de secrétariat passent parfois par l'intérim. Notre exemple de CV intérim détaille la méthode.

Séparez les compétences techniques, les logiciels et les qualités. Reprenez les mots de l'annonce quand ils sont vrais : un ATS cherche « gestion d'agenda » tel quel. Le tableau donne une preuve à écrire pour chaque compétence.

Côté qualités, Onisep cite l'organisation, la méthode, la discrétion, la courtoisie, l'autonomie et la capacité à hiérarchiser les priorités. N'en listez pas dix : choisissez-en trois et prouvez-les dans vos expériences. Notre guide des compétences sur un CV et celui des qualités donnent d'autres exemples.

« Maîtrise de l'informatique » ne dit rien. Nommez chaque outil et ce que vous en faites :

• Traitement de texte : publipostage, modèles de courrier, mise en forme de longs documents.
• Tableur : tableaux de suivi, filtres, tableaux croisés dynamiques.
• Messagerie et agenda partagés : Outlook, Gmail, Teams.
• Le logiciel métier de l'entreprise : gestion commerciale, logiciel de facturation, logiciel de cabinet.
• Le standard : nombre de lignes, outil de prise de messages.

Si vous connaissez votre vitesse de frappe, indiquez-la en mots par minute. Une certification bureautique se place dans les compétences, avec son année.

C'est le cas le plus courant, en PME ou dans une petite structure : vous êtes la seule secrétaire, et tout passe par vous. Le CV montre l'étendue des tâches, de l'accueil à la facturation, et votre capacité à passer de l'une à l'autre. Si le poste penche vers la facturation, les achats et les dossiers du personnel, il ressemble davantage à un poste d'assistante administrative : voyez notre CV d'assistante administrative.

Onisep présente l'assistante de direction comme le bras droit d'un dirigeant : rendez-vous et emploi du temps, déplacements et repas d'affaires, réunions et séminaires, comptes rendus, représentation auprès des clients. Le niveau d'accès indiqué est bac + 2. Sur le CV de secrétaire de direction, mettez en avant :

• la personne ou l'équipe assistée (directeur général, comité de direction) ;
• les réunions et les instances préparées, avec leur fréquence ;
• les déplacements organisés, en France et à l'étranger ;
• votre niveau d'anglais et, si vous en parlez une, votre troisième langue.

En cabinet d'avocats, chez un notaire ou dans un service juridique, la secrétaire prépare des actes, suit les échéances des dossiers et gère des pièces confidentielles. Indiquez le type de cabinet, ses domaines, le nombre d'avocats ou de juristes assistés et votre rôle sur les délais. Le BTS collaborateur juriste notarial, cité par Onisep parmi les formations du secrétariat, se met en valeur dans la formation. Si vous visez un poste de juriste, la méthode est différente : voyez notre CV juriste.

Le poste ajoute au secrétariat la saisie comptable, la facturation, le rapprochement bancaire et parfois la préparation de la paie. Nommez votre logiciel de comptabilité, le nombre de factures traitées par mois, et le titre professionnel secrétaire comptable si vous l'avez. Quand la comptabilité devient l'essentiel du poste, notre CV comptable est plus proche de ce que vous cherchez.

Dans la fonction publique, le secrétaire administratif est un fonctionnaire de catégorie B recruté sur concours, selon Onisep ; il travaille surtout dans les collèges, les lycées, les universités, les ministères et les mairies. Les contractuels sont aussi recrutés sur CV. Indiquez le service, le public reçu, les procédures suivies (état civil, inscriptions, marchés publics) et les logiciels de la collectivité. Pour la lettre qui l'accompagne, voyez notre lettre de motivation pour une mairie.

Le secrétariat médical a ses propres attentes : terminologie médicale, logiciels de cabinet, secret médical, accueil de patients. Il a sa page : notre exemple de CV de secrétaire médicale.

Onisep fixe le niveau minimum au bac, et note que le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le bac, 35 % un bac + 2. Les diplômes cités :

• Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA), en 3 ans après la 3e, avec 20 semaines de stage.
• Titres professionnels secrétaire assistant et secrétaire comptable, souvent préparés en reconversion.
• BTS support à l'action managériale (SAM), en 2 ans, avec 14 semaines de stage et deux langues étrangères.
• BTS gestion de la PME, pour les postes polyvalents en petite entreprise.
• BUT et licences professionnelles en gestion, administration ou communication.

Écrivez l'intitulé complet du diplôme : un recruteur ne devine pas ce que recouvre un sigle, et un ATS cherche souvent les mots entiers.

Sans expérience en poste, la formation passe en premier et les stages tiennent lieu d'expériences. Valorisez :

• vos stages, décrits et chiffrés comme un emploi ;
• un job d'accueil, de caisse ou de standard, qui prouve le contact avec le public ;
• un rôle associatif : secrétaire d'un club, d'une association de parents d'élèves ;
• votre maîtrise des logiciels, avec des exemples concrets.

En reconversion, reliez votre ancien métier au secrétariat : la relation client, la caisse, les commandes, les plannings sont des compétences transférables. Voyez aussi nos exemples de CV sans expérience et de CV de reconversion.

• Un modèle sobre, une colonne, une couleur au plus : votre CV est un échantillon de votre mise en page.
• Une page, sauf après une longue carrière où chaque ligne apporte une information.
• Le format PDF, avec du texte sélectionnable, pour que les ATS le lisent. Gardez une version Word si l'entreprise la demande.
• Un fichier bien nommé : « CV-Sophie-Morel-secretaire.pdf ».
• Zéro faute : faites relire votre CV par une autre personne. Pour une secrétaire, une faute coûte plus cher qu'ailleurs.

Dans Kandiq, choisissez un modèle, remplissez chaque rubrique avec l'aide de l'IA, puis téléchargez votre CV en PDF ou en Word avec l'abonnement. Vous pouvez aussi importer votre CV actuel depuis un PDF, un fichier Word ou l'export PDF de votre profil LinkedIn.

• Une faute d'orthographe ou une date mal alignée : c'est exactement ce que le recruteur vous demandera d'éviter dans son courrier.
• « Maîtrise du Pack Office » sans dire ce que vous en faites.
• Des missions sans volume : « accueil, standard, courrier » sans un seul chiffre.
• Un titre vague comme « Assistante » quand l'offre parle de « secrétaire de direction ».
• Une mise en page chargée, sur deux colonnes ou avec des icônes, que les ATS lisent mal.
• Des informations confidentielles sur un ancien employeur ou ses clients.

La lettre accompagne presque toujours une candidature de secrétaire, et c'est un test d'écrit à part entière. Notre exemple de lettre de motivation de secrétaire donne une lettre complète et un paragraphe pour chaque poste. En entretien, attendez-vous à une mise en situation (un appel, un agenda à réorganiser) et aux questions classiques : voyez notre liste des questions d'entretien d'embauche.