CV assistante administrative : exemple et conseils

Exemple de CV

Exemple

Laura Petit

Assistante administrative

laura.petit@example.com · 06 12 34 56 78 · 31000 Toulouse

Profil

Assistante administrative, 4 ans en PME industrielle après un BTS gestion de la PME en alternance. Devis, commandes et environ 180 factures par mois, suivi des fournisseurs, dossiers de 45 salariés. Excel avancé, logiciel de gestion commerciale, anglais B1.

Expériences professionnelles

09/2022 - aujourd'hui

Assistante administrative

Fabricant de menuiseries, 45 salariés · Toulouse · CDI

• Saisie des devis et des commandes clients, environ 180 factures par mois, suivi des règlements.
• Relance des impayés : encours de plus de 60 jours réduit de 35 % en un an.
• Commandes auprès de 25 fournisseurs, rapprochement des bons de livraison et des factures.
• Dossiers du personnel : entrées et sorties, mutuelle, visites médicales, variables de paie transmises au cabinet comptable.
• Tableau de bord mensuel des ventes et des achats sous Excel, présenté au dirigeant.

09/2020 - 08/2022

Assistante de gestion en alternance

Entreprise de location de matériel, 18 salariés · Toulouse · Alternance

• Préparation des contrats de location et des états des lieux, environ 30 par semaine.
• Classement et numérisation de 6 ans d'archives clients et fournisseurs.
• Accueil des clients et standard en renfort, planning des livraisons.

Formation

09/2020 - 06/2022

BTS gestion de la PME, en alternance

Centre de formation d'apprentis · Toulouse

09/2017 - 06/2020

Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Lycée professionnel · Montauban

Compétences

• Devis, facturation, relances
• Gestion des achats et des fournisseurs
• Administration du personnel
• Excel (tableaux croisés, RECHERCHEX)
• Logiciel de gestion commerciale
• Word, Outlook
• Classement et archivage numérique

Langues

• Français · langue maternelle
• Anglais · B1 · intermédiaire

Centres d'intérêt

• Trésorière d'une association de quartier
• Randonnée dans les Pyrénées

Ce CV d'assistante administrative est celui d'une candidate formée en alternance, aujourd'hui seule à tenir l'administration d'une PME de 45 salariés. Chaque ligne donne un domaine (ventes, achats, personnel) et un volume : des factures par mois, des fournisseurs, des salariés suivis. Il utilise un vrai modèle Kandiq, le modèle « Repère » : les dates dans une gouttière à gauche, le poste à droite, une seule colonne que les logiciels de tri lisent sans peine. Partez du même modèle de CV et remplacez les informations par les vôtres.

Les intitulés se recoupent, et beaucoup d'annonces mélangent les tâches. Retenez le cœur de chaque poste : il décide de ce que votre CV met en avant. Onisep n'a pas de fiche « assistante administrative » ; la plus proche est celle de l'assistante de gestion en PME, qui touche à la fois au commercial, à la comptabilité et au personnel.

Si l'annonce parle surtout d'accueil et de standard, partez plutôt de notre CV secrétaire. Si elle parle de devis, de factures et de tableaux de suivi, vous êtes au bon endroit.

Selon Onisep, l'assistante de gestion passe d'une tâche à l'autre au fil de la journée : commandes aux fournisseurs, déclarations de TVA, relance de factures, plannings du personnel. En petite entreprise, elle travaille seule et son périmètre est plus large. Le recruteur cherche donc sur votre CV :

• Les domaines que vous tenez : ventes, achats, personnel, comptabilité courante, accueil.
• Des volumes : factures, commandes, salariés, fournisseurs, dossiers.
• Votre autonomie : seule sur le poste, ou dans une équipe, sous la responsabilité de qui.
• Vos logiciels, nommés.
• Votre fiabilité : délais tenus, erreurs évitées, relances faites.

Gardez des rubriques classiques, dans cet ordre, sauf si vous débutez : la formation passe alors en premier. Les logiciels de tri des candidatures (ATS) reconnaissent mieux les intitulés habituels.

1. L'en-tête : prénom, nom, intitulé du poste visé, téléphone, e-mail, ville.
2. L'accroche : trois lignes avec votre poste, votre expérience, vos domaines et vos outils.
3. L'expérience professionnelle, de la plus récente à la plus ancienne, alternance comprise.
4. La formation : diplôme, établissement, année, en alternance ou non.
5. Les compétences et les logiciels.
6. Les langues et les centres d'intérêt, s'ils apportent une information.

Le titre reprend l'intitulé de l'offre : « Assistante administrative », « Assistante administrative et commerciale », « Assistante administrative et comptable ». Au masculin, écrivez « Assistant administratif ». Voyez notre guide du titre de CV. L'accroche résume en trois lignes ce que vous prenez en charge. Quatre exemples de phrase d'accroche :

Rangez vos tâches par domaine dans chaque expérience. Le BTS gestion de la PME, d'après Onisep, prépare justement à tout le processus administratif des achats et des ventes, à la gestion du personnel et au suivi des règlements : ce sont les mots que les recruteurs attendent.

• Ventes et facturation : devis, bons de commande et de livraison, factures, suivi des règlements, relances. Chiffrez les factures par mois et l'encours réduit.
• Achats et fournisseurs : demandes de prix, commandes, rapprochement des livraisons et des factures. Chiffrez les fournisseurs suivis et les commandes passées.
• Personnel : dossiers des salariés, entrées et sorties, mutuelle, visites médicales, éléments variables de paie, plannings. Chiffrez l'effectif suivi.
• Comptabilité courante : saisie, préparation des pièces pour l'expert-comptable, déclarations de TVA si vous les préparez.
• Accueil et secrétariat : standard, courrier, agenda, quand ils font partie du poste.
• Organisation : classement, archivage, tableaux de suivi, procédures écrites.

Une ligne sans chiffre ressemble à toutes les autres. Pour chaque mission, cherchez un volume, un délai ou un résultat.

Commencez chaque ligne par un verbe d'action :

• saisir, facturer, relancer, rapprocher ;
• commander, négocier, suivre, contrôler ;
• organiser, classer, archiver, mettre à jour.

Pour la méthode complète, voyez notre guide de l'expérience professionnelle.

Séparez les compétences techniques, les logiciels et les qualités, et reprenez les mots de l'annonce quand ils sont vrais : un ATS cherche « facturation » ou « gestion des achats » tels quels. Notre guide des compétences sur un CV détaille la méthode.

• Compétences techniques : facturation, relances, administration des ventes, gestion des achats, administration du personnel, saisie comptable, classement et archivage, rédaction de courriers.
• Logiciels : tableur (tableaux croisés, fonctions de recherche), traitement de texte, messagerie, logiciel de gestion commerciale ou ERP, logiciel de paie ou de comptabilité, gestion électronique des documents.
• Qualités : organisation, rigueur, discrétion, capacité d'initiative. Onisep juge la débrouillardise et l'esprit d'initiative essentiels chez l'assistante de gestion, dont aucune journée ne ressemble à la précédente.

Onisep ajoute que l'anglais est nécessaire dans les entreprises qui travaillent à l'export. Indiquez un niveau vérifiable : voyez comment présenter son niveau de langue sur un CV.

Les diplômes que les recruteurs connaissent, d'après les fiches d'Onisep :

• Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA), en 3 ans : il forme des gestionnaires administratifs pour les PME, les collectivités, les administrations et les associations.
• BTS gestion de la PME, en 2 ans : relation avec les clients et les fournisseurs, gestion du personnel, gestion des risques.
• BTS support à l'action managériale, en 2 ans : processus administratifs, gestion de projet, ressources humaines.
• BTS comptabilité et gestion, si le poste penche vers les chiffres.
• BUT gestion des entreprises et des administrations ou gestion administrative et commerciale des organisations, en 3 ans.

Indiquez si vous avez suivi la formation en alternance : c'est de l'expérience professionnelle, et elle se décrit comme un emploi.

Onisep le dit pour l'assistante de gestion : faute d'expérience, des stages significatifs ou une formation en alternance sont un atout au moment du recrutement. Sur votre CV :

• placez la formation en premier, avec l'intitulé complet du diplôme ;
• décrivez l'alternance et les stages avec des volumes, comme un emploi ;
• ajoutez un rôle de trésorière ou de secrétaire dans une association, qui prouve la rigueur ;
• citez un job étudiant si vous y avez fait de la caisse, des commandes ou de la saisie.

Voyez aussi nos exemples de CV pour une alternance, un apprentissage ou un CV sans expérience.

Dans les mairies, les préfectures, les hôpitaux ou les lycées, les tâches administratives d'exécution reviennent aux adjoints administratifs, fonctionnaires de catégorie C. Selon Onisep, ils forment le plus fort contingent d'agents dans les trois fonctions publiques ; on y entre par concours, mais les administrations recrutent aussi sur dossier, par France Travail, parfois en CDD. Pour ces postes, votre CV précise le service, le public reçu, les procédures suivies et les logiciels de la collectivité.

Onisep présente ces postes comme très formateurs : avec de l'expérience, l'assistante de gestion peut devenir responsable des services généraux ou responsable administrative d'une entreprise plus importante. Si vous visez une spécialité, faites-la ressortir dans le titre et l'accroche, et regardez l'exemple qui s'en rapproche : CV comptable, CV gestionnaire de paie ou CV RH.

• Un modèle sobre, une colonne, une couleur au plus : la mise en page montre votre sens de l'organisation.
• Une page jusqu'à une dizaine d'années d'expérience.
• Le format PDF, avec du texte sélectionnable : un ATS lit mal un CV exporté en image. Gardez une version Word si l'entreprise la demande.
• Un fichier bien nommé : « CV-Laura-Petit-assistante-administrative.pdf ».

Dans Kandiq, choisissez un modèle, remplissez chaque rubrique avec l'aide de l'IA, puis téléchargez votre CV en PDF ou en Word avec l'abonnement. Vous pouvez aussi importer votre CV actuel depuis un PDF, un fichier Word ou l'export PDF de votre profil LinkedIn.

• Une liste de tâches sans domaine ni volume : « tâches administratives diverses » ne dit rien.
• Un rôle surévalué : « gestion de la paie » quand vous transmettez les variables.
• « Maîtrise de l'informatique » au lieu des logiciels nommés.
• Un titre qui ne correspond pas à l'offre : « Secrétaire » pour un poste d'assistante administrative et comptable.
• Une faute ou une date incohérente : le poste demande de la rigueur, le CV doit la montrer.
• Une mise en page sur deux colonnes ou avec des icônes, que les ATS lisent mal.

Si l'offre demande une lettre de motivation, reprenez-y un ou deux résultats du CV et parlez de l'entreprise. La méthode de notre lettre de motivation de secrétaire s'applique aussi aux postes administratifs. En entretien, attendez-vous à des questions sur vos logiciels et sur la façon dont vous gérez les priorités : voyez notre liste des questions d'entretien d'embauche.