Currículum administrativo: ejemplo y consejos para trabajar en oficina

Ejemplo de CV

Ejemplo

Elena Navarro

Administrativa contable, seis años en asesoría y distribución

elena.navarro@example.com · 612 345 678 · 50009 Zaragoza

Perfil

Administrativa con seis años de experiencia en asesoría y en empresa de distribución. Facturación, contabilidad de pymes y autónomos, conciliación bancaria y apoyo en recursos humanos. Excel avanzado y programas contables. Inglés B2 para la relación con proveedores extranjeros.

Experiencia profesional

Administrativa contable

abril de 2022 - actualidad

Asesoría Ebro Gestión · Zaragoza · Indefinido

• Contabilidad y facturación de una cartera de 25 pymes y autónomos con un programa contable.
• Preparación de los modelos trimestrales de IVA y retenciones para la revisión del asesor fiscal.
• Conciliación bancaria mensual y seguimiento de cobros pendientes de los clientes.
• Atención telefónica y por correo electrónico a los clientes del despacho.

Auxiliar administrativa

septiembre de 2019 - marzo de 2022

Distribuciones Moncayo · Zaragoza · Contrato por circunstancias de la producción, después indefinido

• Registro en el ERP de unos 60 pedidos y albaranes al día.
• Registro y archivo de facturas de proveedores; paso del archivo en papel al archivo digital.
• Apoyo al departamento de personal en la preparación de la documentación de altas y bajas.

Prácticas de administración

marzo de 2019 - junio de 2019

Gestoría Delicias · Zaragoza · Formación en empresa del ciclo de FP

• Archivo, registro de documentos y atención al público en recepción.

Formación

Técnico Superior en Administración y Finanzas (ciclo formativo de grado superior)

septiembre de 2017 - junio de 2019

IES Río Gállego · Zaragoza

Curso de Excel avanzado: tablas dinámicas y funciones (30 horas)

febrero de 2023 - marzo de 2023

Curso en línea · Zaragoza

Competencias

• Facturación y contabilidad
• Conciliación bancaria
• Excel: tablas dinámicas, BUSCARV
• ERP y programa contable
• Archivo digital
• Atención telefónica

Idiomas

• Español lengua materna
• Inglés B2 · fluido
• Francés A2 · elemental

Intereses

Club de lectura del barrio · Senderismo en el Pirineo

Elena lleva casi cuatro años en una asesoría de Zaragoza y antes trabajó en el departamento de administración de una distribuidora. Su CV cabe en una página y responde a lo que pregunta la empresa: qué tareas hace sola, con qué volumen y con qué programas.

Lo que este ejemplo de CV administrativo hace bien, y puedes copiar en el tuyo:

• el titular dice el área (contabilidad) y los años de experiencia;
• cada trabajo tiene una cifra: 25 clientes, 60 pedidos al día;
• las prácticas del ciclo de FP están en la experiencia, con su tipo de contrato;
• los programas aparecen en las frases, no solo en una lista de habilidades.

Puedes partir del mismo diseño o elegir otro entre nuestras plantillas de currículum. Para una oficina, una plantilla sobria funciona mejor que una muy gráfica.

El SEPE resume el oficio en su certificado de Actividades de gestión administrativa: la gestión administrativa de las compras y ventas, la tesorería, el personal, los registros contables y el archivo. En la práctica, estas son las funciones que más se repiten en las ofertas de empleo:

• Facturación: emitir facturas, registrar las de proveedores, controlar cobros y pagos.
• Contabilidad: asientos, conciliación bancaria, apoyo en el cierre del mes y en los impuestos.
• Compras y ventas: pedidos, albaranes, presupuestos, relación con clientes y proveedores.
• Recursos humanos: documentación de contratos, altas y bajas, control de vacaciones y ausencias.
• Archivo: documentación en papel y digital, protección de datos.
• Atención al cliente: teléfono, correo electrónico, recepción de visitas.
• Apoyo a la dirección: agendas, reuniones, informes en Excel.

No pongas todas: elige las que haces de verdad y escríbelas con un volumen o un resultado.

Quien revisa tu currículum suele ser la responsable de administración o la persona de recursos humanos. Quiere saber si podrás llevar sus tareas sin supervisión en pocas semanas. Lo que más piden las ofertas:

• Experiencia en un área concreta: facturación, contabilidad, personal, compras.
• Ofimática de verdad: Excel por encima de todo, y el paquete Office o Google Workspace.
• Un ERP o un programa contable conocido, o la capacidad de aprender uno rápido.
• Organización y precisión: plazos, cierres de mes, documentos sin errores.
• Trato con clientes y proveedores, por teléfono y por escrito.
• Idiomas, en empresas que trabajan con el extranjero.

Estos son los elementos de tu CV, en este orden:

1. Datos personales: nombre, ciudad, móvil, correo electrónico y, si lo tienes cuidado, tu perfil de LinkedIn. Sin DNI, edad ni estado civil.
2. Titular: el puesto que buscas («Administrativa contable», «Auxiliar administrativo», «Administrativo de compras»).
3. Perfil profesional: tus años de experiencia, tu área y tus programas.
4. Experiencia laboral: de la más nueva a la más antigua, con volúmenes y resultados.
5. Formación: el ciclo de FP o el grado, y los cursos con sus horas.
6. Habilidades e informática: programas con su nivel o su uso.
7. Idiomas, con su nivel.

Con experiencia, la experiencia va primero. Recién titulado, empieza por la formación y las prácticas. Una página basta hasta diez años de experiencia.

Dos o tres frases debajo de tu nombre: tus años, tu área, tus programas y lo que buscas. Sin «persona organizada y responsable»: en un CV administrativo, eso se demuestra con las cifras de la experiencia. Más ideas en nuestra guía sobre mí en el currículum.

Cada experiencia lleva el puesto, la empresa, la ciudad, las fechas, el tipo de contrato y tres o cuatro frases. Ejemplos que puedes adaptar:

• Emisión de unas 300 facturas al mes y seguimiento de los cobros a 30 y 60 días.
• Conciliación bancaria de cuatro cuentas cada mes, sin partidas pendientes al cierre.
• Gestión de la agenda y los viajes de tres directivos.
• Preparación de la documentación de contratación de 40 personas al año.
• Digitalización del archivo de proveedores: de tres armarios a una carpeta compartida con índice.
• Informe mensual de ventas en Excel con tablas dinámicas para la dirección comercial.

Administrativo es un puesto muy amplio. Adapta el titular, el perfil y las habilidades al área de la oferta:

Si te presentas a dos áreas distintas, prepara dos versiones del currículum: cambia el titular, el perfil y el orden de las frases de cada experiencia.

En este puesto, la informática es una habilidad técnica principal. Evita «ofimática, nivel usuario» y di qué haces con cada programa:

• Excel: tablas dinámicas, BUSCARV o BUSCARX, filtros, gráficos.
• Word y Outlook (o Google Docs y Gmail): plantillas, combinación de correspondencia, agendas compartidas.
• El ERP o el programa contable que conoces, por su nombre, con lo que hacías en él.
• Herramientas de archivo: carpetas compartidas, gestor documental, firma digital.

Añade dos o tres habilidades de trato personal que puedas demostrar con un ejemplo: organización ante varios plazos, discreción con datos confidenciales, comunicación con clientes difíciles. La lista completa está en nuestra guía de habilidades para el currículum.

Las formaciones que más se ven en un currículum de administrativo en España:

• Técnico en Gestión Administrativa, ciclo de grado medio de 2.000 horas: apoyo administrativo en el ámbito laboral, contable, comercial, financiero y fiscal, y atención al cliente.
• Técnico Superior en Administración y Finanzas, de grado superior y también de 2.000 horas, con contabilidad y fiscalidad, recursos humanos y gestión financiera.
• Los certificados de profesionalidad del SEPE: Actividades de gestión administrativa (ADGD0308) y Actividades administrativas en la relación con el cliente (ADGG0208).
• Un grado universitario (ADE, Economía, Relaciones Laborales), para puestos de técnico.
• Cursos con sus horas: Excel, contabilidad, nóminas, programas de gestión, inglés.

El auxiliar administrativo hace el apoyo: registro de documentos, archivo, introducción de datos, correo y teléfono. Es el puesto de entrada al oficio, y el SEPE lo cita entre las salidas de sus certificados de gestión administrativa y de relación con el cliente. Para un currículum de auxiliar administrativo:

• el titular «Auxiliar administrativo» o «Auxiliar administrativa», tal como lo escribe la oferta;
• la formación delante si tienes poca experiencia: el ciclo de FP, el certificado o los cursos;
• las prácticas, con las tareas y el volumen (documentos al día, llamadas);
• tu rapidez con el ordenador: mecanografía, introducción de datos, Excel básico bien dominado.

Sin experiencia en oficina, busca lo que se parece al trabajo administrativo en lo que ya has hecho:

• las prácticas del ciclo o del grado, con lo que hacías de verdad;
• un trabajo con caja, pedidos o reservas (tienda, hotel, restaurante): facturación, cierre de caja, atención al cliente;
• las tareas de administración en una asociación, un club o el negocio familiar;
• tus programas, con un ejemplo de uso.

Más ideas en nuestro currículum sin experiencia y, si estudias, en el currículum de estudiante.

• Una página, con un diseño sobrio, una fuente legible y los mismos formatos de fecha en todo el documento.
• En PDF, salvo que la oferta pida un Word.
• Sin faltas: relee los nombres de empresas y de programas. Un error en el CV de un administrativo se nota más que en otros puestos.
• Una foto opcional: no es obligatoria en España. Si la pones, que sea profesional; mira cómo hacer una buena foto para el currículum.

Las ofertas de oficina llegan sobre todo por portales y empresas de selección que filtran los CV con un software. Comprueba el tuyo con el test de CV ATS: verás qué datos se leen y cuáles se pierden.

• «Ofimática nivel usuario» sin decir qué programas ni para qué.
• Funciones copiadas de la oferta sin un volumen ni un resultado.
• Fechas y formatos distintos en cada experiencia: justo lo que el puesto no perdona.
• Un perfil genérico que vale para cualquier puesto.
• Faltas de ortografía o un nombre de empresa mal escrito.

• InfoJobs y LinkedIn, donde se publican muchas ofertas de administración.
• Las empresas de trabajo temporal y de selección, que cubren sustituciones y campañas de cierre.
• Las asesorías y gestorías de tu ciudad, que buscan refuerzo en los meses de impuestos.
• La oficina de empleo de tu comunidad autónoma, con sus ofertas y sus cursos.

Con nuestro creador de currículum empiezas desde cero o importas tu CV actual, en PDF o Word, y preparas una versión para cada oferta. Si la oferta pide una carta de presentación, parte de nuestro ejemplo de carta de presentación para un trabajo. Y antes de la entrevista, repasa las preguntas más frecuentes.